Dodanie rachunku do białej listy w CEIDG, NIP-8 i NIP-2 dla firmy i spółki

Krótka odpowiedź dla firmy, której klient nie chce zapłacić

Klient napisał, że Twojego konta nie ma na białej liście i nie zrobi przelewu? To częsta sytuacja po otwarciu rachunku w nowym banku albo po założeniu firmy. Klient ma rację, że się pilnuje, bo przy fakturze powyżej 15 000 zł zapłata na rachunek spoza wykazu kosztuje go utratę kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za Twój VAT. Rozwiązanie leży po Twojej stronie i zależy od formy prawnej firmy.

Jak dodać rachunek do białej listy w jednoosobowej działalności

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG nie składa formularza w urzędzie skarbowym. Zmienia wpis w CEIDG, a system przekazuje dane do urzędu skarbowego. Wniosek złożysz online na biznes.gov.pl, logując się profilem zaufanym, e-dowodem albo bankowością elektroniczną.

1. Zaloguj się na biznes.gov.pl i wybierz zmianę danych we wpisie CEIDG.
2. W części o rachunkach bankowych dopisz nowy rachunek firmowy. Stary możesz zostawić albo wskazać do usunięcia, jeśli go zamykasz.
3. Podpisz wniosek i zachowaj potwierdzenie złożenia z datą.
4. Po kilku dniach roboczych sprawdź swój NIP w wykazie podatników VAT i zobacz, czy nowy numer jest widoczny.

Jeśli jesteś zwolniony z VAT ze względu na niską sprzedaż i nie jesteś w wykazie jako podatnik zwolniony, rachunku na białej liście nie zobaczysz. Sankcja za przelew na konto spoza wykazu dotyczy jednak tylko dostawców czynnych w VAT, więc Twój klient może zapłacić bez ryzyka. Pokaż mu wtedy swój wpis w CEIDG. Jak klienci sprawdzają takie firmy, opisujemy na stronie o CEIDG i białej liście.

Jak dodać rachunek do białej listy w spółce z KRS

Spółka z o.o., jawna, komandytowa i każda inna jednostka wpisana do KRS zgłasza rachunki w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-8, czyli w zgłoszeniu danych uzupełniających. Sam wpis w KRS nie wystarcza, bo rejestr sądowy nie przekazuje numerów kont do wykazu podatników VAT.

1. Wypełnij NIP-8 jako zgłoszenie aktualizacyjne. W części z rachunkami wpisz nowy rachunek rozliczeniowy, a przy zamkniętym zaznacz usunięcie.
2. Wyślij formularz elektronicznie, podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentacji albo pełnomocnika z pełnomocnictwem, albo złóż go w urzędzie skarbowym właściwym dla spółki.
3. Zapisz urzędowe potwierdzenie odbioru.
4. Sprawdź NIP spółki w wykazie po kilku dniach roboczych.

Zmianę danych zgłasza się w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła, czyli od otwarcia rachunku. W praktyce najlepiej złożyć NIP-8 tego samego dnia, w którym bank potwierdził otwarcie konta, i nie podawać nowego numeru na fakturach, dopóki nie pojawi się w wykazie.

Spółka cywilna i podmioty spoza CEIDG i KRS

Spółka cywilna ma własny NIP, ale nie ma własnego wpisu w CEIDG. Wspólnicy aktualizują swoje wpisy w CEIDG, a rachunek spółki zgłaszasz w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-2. Tę samą drogę mają podmioty, które nie są ani w CEIDG, ani w KRS. Częsty błąd to dopisanie rachunku spółki tylko we wpisach wspólników w CEIDG. Wtedy konto widnieje przy NIP wspólnika, a klient, który sprawdza NIP spółki z faktury, go nie znajduje.

Ile czasu trwa dodanie rachunku do białej listy

Zwykle od kilku dni do dwóch tygodni. Wykaz aktualizowany jest codziennie, ale najpierw urząd skarbowy musi zarejestrować zgłoszenie, a rachunek musi zostać potwierdzony w systemie bankowym jako rachunek rozliczeniowy. Wnioski CEIDG przechodzą przeważnie szybciej niż papierowe formularze NIP-8. Jeśli po dwóch tygodniach numeru nadal nie ma, zadzwoń do urzędu skarbowego i zapytaj, czy zgłoszenie zostało przyjęte bez błędów.

Dlaczego rachunku nie ma na białej liście mimo zgłoszenia

• Rachunek prywatny. W wykazie są tylko rachunki rozliczeniowe i imienne rachunki w SKOK-ach. Osobiste konto, nawet używane do firmy, się nie pojawi. Poproś bank o rachunek firmowy.
• Literówka w numerze. Jedna cyfra różnicy i system nie potwierdzi rachunku. Porównaj numer z umową z banku.
• Zgłoszenie przy złym NIP. Typowe w spółkach cywilnych, opisane wyżej.
• Brak rejestracji VAT. Firma niezarejestrowana do VAT nie figuruje w wykazie wcale, więc nie ma tam też jej rachunków.
• Wykreślenie z VAT. Po wykreśleniu rachunki znikają z części dla podatników czynnych. Najpierw trzeba przywrócić rejestrację.

Co zrobić z fakturą, zanim rachunek pojawi się w wykazie

Masz trzy uczciwe wyjścia. Możesz podać na fakturze stary rachunek, który nadal jest w wykazie, i zamknąć go dopiero po pojawieniu się nowego. Możesz poprosić klienta o zapłatę w mechanizmie podzielonej płatności, bo wtedy sankcja za rachunek spoza wykazu go nie dotyczy. Klient może też zapłacić na nowy rachunek i w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożyć zawiadomienie ZAW-NR. To dla niego dodatkowa formalność, więc wiele firm wybiera pierwsze albo drugie rozwiązanie. Szczegóły ZAW-NR opisuje poradnik o zapłacie na rachunek spoza białej listy.

Jak sprawdzić, czy rachunek jest już na białej liście

Wpisz swój NIP albo numer rachunku w wyszukiwarce wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeśli przy NIP widzisz nowy numer, możesz go podawać na fakturach. Przy okazji warto sprawdzić, jak Twoja firma wygląda w oczach klienta: status VAT, liczbę rachunków i stan w KRS albo CEIDG. Na DlugiBiz sprawdzisz do 5 NIP naraz bez konta, więc w jednym zapytaniu zobaczysz swoją firmę i kilku dostawców, którym sam płacisz. Jak klienci weryfikują numer konta przed przelewem, opisuje strona o weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 96b (wykaz podatników VAT).
• Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników, art. 5 i art. 9 (zgłoszenia identyfikacyjne i aktualizacyjne, NIP-2 i NIP-8).
• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 15d, i od osób fizycznych, art. 22p (koszt przy płatności na rachunek spoza wykazu), oraz art. 117ba Ordynacji podatkowej (odpowiedzialność solidarna).