Rachunek spoza białej listy i skutki przelewu powyżej 15 000 zł

Czym jest biała lista i kiedy ma znaczenie

Wykaz podatników VAT, potocznie nazywany białą listą, prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług. W wykazie znajdziesz podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni i zwolnieni, a także te, których nie zarejestrowano albo wykreślono z rejestru. Przy podatnikach VAT czynnych wykaz pokazuje numery rachunków rozliczeniowych i imiennych rachunków w spółdzielczych kasach oszczędnościowo kredytowych, które zgłosili urzędowi.

Wykaz jest aktualizowany w każdy dzień roboczy, a wyszukiwarka wykazu podatników VAT pozwala sprawdzić stan na dzień bieżący i na dni wstecz. Możesz w nim szukać po NIP, REGON albo numerze rachunku. Każde wyszukiwanie zwraca identyfikator zapytania, który jest dowodem sprawdzenia.

Dla firm wykaz ma znaczenie przede wszystkim przy płatnościach. Przepisy podatkowe wiążą konkretne skutki z zapłatą na rachunek, którego w dniu zlecenia przelewu nie ma w wykazie, jeżeli wartość transakcji przekracza 15 000 zł. Ten próg odpowiada progowi z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, który nakazuje rozliczać takie transakcje między przedsiębiorcami przez rachunek płatniczy.

Skutki zapłaty na rachunek spoza wykazu

Utrata kosztu podatkowego

Zgodnie z art. 15d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zaliczasz do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który dotyczy transakcji powyżej 15 000 zł, a został zapłacony na rachunek dostawcy spoza wykazu podatników VAT. Warunkiem jest, że dostawca jest czynnym podatnikiem VAT, a więc powinien mieć rachunek w wykazie.

Jeśli wydatek trafił już do kosztów, a płatność nastąpiła później, w okresie zapłaty zmniejszasz koszty albo, gdy kosztów jest za mało, zwiększasz przychody. W praktyce oznacza to korektę rozliczenia i wyższy podatek dochodowy. Jeżeli faktura na 20 000 zł netto była kosztem, a stawka CIT wynosi 19 procent, to utrata kosztu podnosi podatek o 3 800 zł. To jawny rachunek ilustracyjny, który pokazuje skalę ryzyka przy jednej fakturze.

Solidarna odpowiedzialność za VAT dostawcy

Art. 117ba Ordynacji podatkowej przewiduje, że nabywca, który zapłacił za fakturę powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu, odpowiada solidarnie z wystawcą faktury za jego zaległość w VAT. Odpowiedzialność obejmuje część podatku, która przypada na daną transakcję. Jeśli dostawca nie odprowadzi VAT, urząd może żądać tej kwoty od Ciebie.

To ryzyko trudno przewidzieć z góry, bo nie wiesz, czy dostawca rozlicza się z urzędem. Właśnie dlatego tak ważne jest, żeby rachunek sprawdzać w wykazie, a gdy go tam nie ma, skorzystać z jednego z wyłączeń opisanych niżej.

Zawiadomienie ZAW-NR jako zabezpieczenie

Sankcji można uniknąć, składając zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla Twojej firmy, czyli dla podatnika, który zapłacił. Zawiadomienie składa się przy pierwszej zapłacie na dany rachunek, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Termin liczy się od zlecenia, a nie od obciążenia rachunku, więc przy przelewach z odroczoną datą warto patrzeć na dzień, w którym przelew został zlecony.

Zawiadomienie składa się elektronicznie. Podajesz w nim dane swojej firmy, dane dostawcy, numer rachunku, na który zapłaciłeś, datę zlecenia przelewu i kwotę. Prawidłowo i terminowo złożony ZAW-NR wyłącza zarówno utratę kosztu w podatku dochodowym, jak i solidarną odpowiedzialność za VAT.

ZAW-NR jest dobrym rozwiązaniem w sytuacji wyjątkowej, na przykład gdy dostawca zmienił bank i nie zdążył zgłosić nowego rachunku. Nie powinien jednak zastępować normalnej procedury. Jeśli kontrahent regularnie podaje rachunki spoza wykazu, to sygnał, którego nie wolno ignorować.

Sprawdzenie na dzień zlecenia przelewu

Przepisy łączą skutki ze stanem wykazu w dniu zlecenia przelewu. Nie wystarczy sprawdzić rachunku raz przy zakładaniu kontrahenta w systemie księgowym. Rachunek, który był w wykazie w styczniu, w czerwcu może już z niego zniknąć, na przykład po wykreśleniu firmy z rejestru VAT albo po zmianie banku.

Bezpieczna praktyka wygląda tak:

1. sprawdzasz rachunek w wykazie w dniu zlecenia przelewu, a przy paczce przelewów w dniu wysyłki paczki do banku,
2. zapisujesz datę, numer rachunku i identyfikator zapytania zwrócony przez wyszukiwarkę,
3. jeśli rachunku nie ma w wykazie, wstrzymujesz przelew i wyjaśniasz sprawę z kontrahentem,
4. jeśli mimo to płacisz, wybierasz podzieloną płatność albo składasz ZAW-NR w terminie 7 dni.

Przy dużej liczbie przelewów ręczne sprawdzanie każdego rachunku zajmuje dużo czasu i łatwo o pominięcie. Dlatego firmy korzystają z narzędzi, w których weryfikacja rachunku bankowego kontrahenta odbywa się tuż przed przelewem, a wynik razem z identyfikatorem zapytania trafia do dziennika.

Mechanizm podzielonej płatności

Drugim wyłączeniem jest zapłata w mechanizmie podzielonej płatności. Przelew w tym mechanizmie dzieli kwotę na dwie części. Kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy dostawcy, a kwota VAT na jego rachunek VAT, z którego środki można wydać tylko na wskazane w przepisach cele, głównie na zapłatę podatku. Zapłata w podzielonej płatności co do zasady wyłącza solidarną odpowiedzialność z art. 117ba Ordynacji podatkowej i skutki w podatku dochodowym. Przy podatku dochodowym sprawdź aktualne brzmienie przepisów, bo zakres wyłączeń bywał zmieniany.

Dla części towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT podzielona płatność jest obowiązkowa, jeśli faktura przekracza 15 000 zł brutto. Wtedy faktura musi zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, a nabywca musi zapłacić w tym trybie. Przy pozostałych transakcjach możesz wybrać podzieloną płatność dobrowolnie, o ile Twój bank ją obsługuje, a zwykle obsługuje ją każdy bank prowadzący rachunki firmowe.

Mechanizm ma jeden warunek praktyczny. Rachunek dostawcy musi być rachunkiem, do którego bank prowadzi rachunek VAT. Rachunki prywatne i wiele rachunków walutowych tego nie mają.

Rachunki wirtualne

Wiele firm, zwłaszcza dużych, przyjmuje płatności na rachunki wirtualne. To numery generowane osobno dla każdego klienta albo każdej faktury, które bank przypisuje do jednego rachunku rozliczeniowego. Takich numerów zwykle nie ma w wykazie wprost, bo podatnik zgłasza rachunek główny.

Wyszukiwarka wykazu potrafi jednak rozpoznać rachunek wirtualny na podstawie maski zgłoszonej przez bank i pokazać, że jest powiązany z rachunkiem z wykazu. Jeśli wynik wyszukiwania tego nie potwierdza, poproś dostawcę o informację, z którym rachunkiem rozliczeniowym powiązany jest numer wirtualny, i porównaj ją z wykazem. Ministerstwo Finansów wskazywało w swoich wyjaśnieniach, że zapłata na rachunek wirtualny powiązany z rachunkiem z wykazu nie powoduje sankcji. Wyjaśnienia mogą być aktualizowane, więc przy wątpliwościach sprawdź ich aktualną treść.

Zmiana rachunku przez kontrahenta jako sygnał ostrzegawczy

Najczęstsza sytuacja, w której pojawia się rachunek spoza wykazu, to prośba kontrahenta o zapłatę na nowy numer. Czasem ma zwykłe uzasadnienie, na przykład zmianę banku. Czasem jednak jest elementem oszustwa „na zmianę numeru konta”.

Schemat jest prosty. Przestępca przejmuje skrzynkę pocztową dostawcy albo zakłada adres łudząco podobny do jego adresu. Wysyła do Twojej księgowości mail z informacją, że firma zmieniła bank i od teraz prosi o przelewy na nowy rachunek. Czasem dołącza poprawioną fakturę z nowym numerem. Jeśli księgowość zapłaci, pieniądze trafiają do oszusta, a prawdziwy dostawca dalej czeka na zapłatę.

Przed taką sytuacją chroni kilka zasad:

• każdą zmianę rachunku potwierdzasz telefonicznie pod numerem znanym z wcześniejszej współpracy, a nie z maila z prośbą o zmianę,
• nowy rachunek sprawdzasz w wykazie podatników VAT przed pierwszym przelewem,
• zmianę danych kontrahenta w systemie zatwierdza druga osoba,
• pilność i nacisk w mailu traktujesz jako dodatkowy sygnał ostrzegawczy.

Wykaz jest tu bardzo pomocny. Rachunek oszusta prawie nigdy nie widnieje w wykazie jako rachunek Twojego dostawcy, więc rzetelne sprawdzanie kontrahenta na białej liście przed każdym przelewem zatrzymuje znaczną część takich prób jeszcze przed wysłaniem pieniędzy.

Najczęstsze błędy przy sprawdzaniu rachunku

Większość problemów z rachunkami spoza wykazu nie wynika ze złej woli, tylko z kilku powtarzalnych błędów w codziennej pracy działu finansów. Warto znać je z góry i opisać w wewnętrznej instrukcji płatności.

• Sprawdzenie rachunku tylko przy zakładaniu kontrahenta w systemie, bez powtórzenia przed kolejnymi przelewami.
• Porównanie numeru rachunku z poprzednią fakturą zamiast z wykazem, przez co zmiana przygotowana przez oszusta przechodzi niezauważona.
• Sumowanie kwot nie tak, jak robią to przepisy. Próg 15 000 zł dotyczy wartości transakcji, a nie pojedynczej raty, więc kilka mniejszych przelewów za jedną transakcję nie omija obowiązku.
• Zapłata na rachunek wskazany w mailu, który różni się od rachunku na fakturze, bez wyjaśnienia rozbieżności.
• Brak zapisu identyfikatora zapytania, przez co po roku nie da się wykazać, że sprawdzenie w ogóle było.
• Przeoczenie terminu 7 dni na ZAW-NR, gdy przelew poszedł na rachunek spoza wykazu w wyjątkowej sytuacji.

Każdy z tych błędów da się wyeliminować prostą zasadą. Przelew powyżej progu wychodzi dopiero wtedy, gdy w dzienniku jest wpis ze sprawdzeniem z tego samego dnia.

Dziennik sprawdzeń jako dowód

W razie kontroli podatkowej musisz wykazać, że w dniu zlecenia przelewu rachunek był w wykazie. Najlepszym dowodem jest dziennik sprawdzeń, w którym przy każdym przelewie powyżej progu zapisujesz:

• datę i godzinę sprawdzenia,
• NIP kontrahenta i numer sprawdzanego rachunku,
• wynik, czyli czy rachunek był w wykazie,
• identyfikator zapytania zwrócony przez wyszukiwarkę wykazu,
• numer faktury i datę zlecenia przelewu.

Identyfikator zapytania pozwala organowi potwierdzić, że wyszukiwanie rzeczywiście miało miejsce i jaki dało wynik. Bez niego zostaje zrzut ekranu, który łatwiej podważyć. Dziennik przechowujesz razem z dokumentacją podatkową danego roku.

Prowadzenie takiego dziennika ręcznie jest możliwe, ale przy kilkudziesięciu przelewach dziennie staje się uciążliwe. Monitoring płatności kontrahentów w DlugiBiz zapisuje każde sprawdzenie rachunku z identyfikatorem zapytania i datą, a do tego codziennie śledzi status VAT i zmiany rachunków firm z Twojej listy. O zmianie dowiadujesz się mailem, zanim księgowość zleci kolejny przelew. Plan Start obejmuje 300 sprawdzeń rachunku w miesiącu. W sprawach, w których sankcja już mogła powstać, warto skonsultować dalsze kroki z doradcą podatkowym.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 96b (wykaz podatników VAT), przepisy o mechanizmie podzielonej płatności i załącznik nr 15.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 15d.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, art. 117ba.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, art. 19.