Biała lista Excel i masowa weryfikacja kontrahentów z pliku
Masz kontrahentów w arkuszu i nie chcesz wpisywać ich po kolei do wyszukiwarki wykazu VAT. Wklej kolumnę NIP z Excela albo wgraj plik CSV, a DlugiBiz sprawdzi na białej liście status VAT i rachunki każdej firmy, zapisze wynik w dzienniku i od jutra powiadomi Cię o każdej zmianie.
- Do 2 000 NIP w jednym pliku CSV, kolumny w dowolnej kolejności
- Identyfikator zapytania do wykazu przy każdym sprawdzeniu rachunku
- Codzienne porównanie z poprzednim stanem i alert mailem
Pierwszych pięć NIP sprawdzisz tutaj bez konta. Całą listę z pliku dodajesz w panelu po założeniu konta.
Krótka odpowiedź dla działu finansów
Białą listę dla wielu firm z Excela sprawdzisz na trzy sposoby. Ręcznie w wyszukiwarce wykazu, firma po firmie. Programem, który sam łączy się z API Ministerstwa Finansów albo porównuje plik płaski. Albo w gotowym narzędziu, do którego wklejasz kolumnę NIP. DlugiBiz to trzecia droga, z dziennikiem sprawdzeń i alertem o zmianie w cenie od 99 zł netto miesięcznie.
Co dostajesz z pliku
Jedna tabela zamiast stu wyszukiwań w wykazie VAT
Każdy wiersz Twojego arkusza zamienia się w kartę kontrahenta z danymi z wykazu podatników VAT, KRS albo CEIDG i ze zgłoszonych długów.
Status VAT każdej firmy
Czynny, zwolniony, wykreślony albo niezarejestrowany, z datą rejestracji lub wykreślenia odczytaną z wykazu.
Rachunki z białej listy
Liczba rachunków rozliczeniowych zgłoszonych przez kontrahenta i informacja, który numer pojawił się albo zniknął od ostatniego sprawdzenia.
Dziennik do kontroli
Data, godzina, wynik i identyfikator zapytania do wykazu przy każdym sprawdzeniu rachunku. Eksport do PDF i CSV.
Reprezentanci i rejestr
Osoby uprawnione do reprezentacji z wykazu, status w KRS albo CEIDG i wpisy o upadłości w dziale szóstym KRS.
Alert o zmianie
Następnego dnia porównujemy wykaz z poprzednim stanem. Piszemy tylko o firmach, u których coś się zmieniło.
Odrzucone numery
NIP z błędną sumą kontrolną trafia na osobną listę, więc literówki w arkuszu wychodzą od razu, a nie przy przelewie.
Jak to działa
Od arkusza do monitoringu w czterech krokach
-
01
Eksportujesz kontrahentów
Z programu księgowego albo ERP wyciągasz listę odbiorców i dostawców do Excela. Wystarczy, że jedna kolumna zawiera NIP.
-
02
Zapisujesz jako CSV
W Excelu wybierasz Plik, Zapisz jako, CSV UTF-8. Nazwy firm, kwoty i inne kolumny mogą zostać w pliku.
-
03
Wgrywasz plik w panelu
System znajduje numery NIP z kreskami albo bez, sprawdza sumę kontrolną i od razu odczytuje wykaz podatników VAT.
-
04
Dostajesz tabelę i alerty
Widzisz stan każdej firmy, dzielisz kontrahentów na grupy i dostajesz zestawienie zmian dziennie albo raz w tygodniu.
Trzy sposoby sprawdzania białej listy dla listy z Excela
Wyszukiwarka wykazu podatników VAT na stronie Ministerstwa Finansów przyjmuje jedno zapytanie naraz. Przy dziesięciu dostawcach to kilka minut pracy. Przy dwustu odbiorcach i comiesięcznym sprawdzaniu to jeden dzień pracy księgowej w każdym miesiącu, a wynik i tak trzeba przepisać do arkusza.
API wykazu podatników VAT
Ministerstwo udostępnia API wykazu z metodami do wyszukiwania i do sprawdzania pary NIP i rachunek, także dla listy numerów. To dobra droga dla firmy z własnym programistą. Trzeba jednak napisać połączenie, pilnować limitów zapytań, zapisywać identyfikatory zapytań i samemu porównywać wyniki z poprzednim stanem, żeby zauważyć zmianę.
Plik płaski
Plik płaski to codziennie publikowana paczka zaszyfrowanych skrótów par NIP i rachunek. Nadaje się do sprawdzania rachunku przed przelewem w systemie bankowym albo ERP. Specyfikacja ministerstwa zastrzega jednak, że brak podmiotu w pliku płaskim nie dowodzi, że nie ma go w wykazie. Status VAT, reprezentantów i datę wykreślenia i tak trzeba sprawdzić gdzie indziej.
Gotowe narzędzie
W DlugiBiz wklejasz kolumnę z arkusza albo wgrywasz plik i nie piszesz żadnego kodu. Sprawdzenie wykazu, zapis identyfikatora zapytania, porównanie z wczorajszym stanem i alert dzieją się same. Jeśli potrzebujesz tego samego w swoim ERP, plan Korporacja daje API statusu kontrahentów z białą listą i webhook zmian.
Kiedy masowe sprawdzenie ma znaczenie podatkowe
Płatność za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy w dniu zlecenia przelewu wyłącza ten wydatek z kosztów podatkowych i daje solidarną odpowiedzialność za VAT dostawcy, chyba że w ciągu 7 dni złożysz ZAW-NR albo zapłacisz w podzielonej płatności. Dlatego firmy z długą listą dostawców sprawdzają rachunki przy każdej płatności, a nie raz przy umowie. Jak udokumentować takie sprawdzenie, opisuje strona o weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta.
Druga sprawa to status VAT. Kontrahent czynny w styczniu może zostać wykreślony w maju. Codzienne porównanie całej listy wyłapuje taką zmianę zanim zaksięgujesz kolejną fakturę. Znaczenie każdego statusu wyjaśnia strona o statusie VAT kontrahenta.
kontrahenci.csv, 214 NIP
import
- Rozpoznane NIP
- 211
- Czynni podatnicy VAT
- 196
- Zwolnieni z VAT
- 11
- Wykreśleni z rejestru
- 4
- Błędna suma kontrolna
- 3
Przykład ilustracyjny
Który plan przy liście z Excela
Ceny netto przy płatności rocznej. Pełne porównanie limitów znajdziesz w cenniku.
| Plan | Firmy w monitoringu | Dodawanie listy | Sprawdzenia rachunku w miesiącu | Cena |
|---|---|---|---|---|
| Start | 25 | wklejenie do 25 NIP naraz | 300 | 99 zł netto / mies. |
| Zespół | 250 | plik CSV do 2 000 NIP | 3 000 | 249 zł netto / mies. |
| Korporacja | 2 000 | plik CSV do 2 000 NIP | 20 000 | 399 zł netto / mies. |
Hurtownia
Kilkuset odbiorców z terminem płatności. Plik z programu sprzedażowego raz w miesiącu, alert, gdy odbiorca wypadnie z rejestru VAT albo ogłosi upadłość.
Biuro rachunkowe
Listy dostawców kilku klientów w osobnych grupach. Dziennik sprawdzeń rachunków jako dowód należytej staranności dla każdego klienta.
Dział zakupów
Dostawcy płaceni co tydzień przelewami powyżej 15 000 zł. Rachunek sprawdzony przed każdą paczką przelewów, wynik zapisany w dzienniku.
Pytania o sprawdzanie białej listy z Excela
Jak działa codzienna kontrola całej listy, opisuje strona o sprawdzaniu kontrahenta na białej liście.
Jak sprawdzić wielu kontrahentów na białej liście naraz?
Skopiuj kolumnę NIP z Excela i wklej ją w pole sprawdzenia albo wgraj plik CSV w panelu. DlugiBiz odczytuje wykaz podatników VAT dla każdego numeru i pokazuje status VAT, rachunki i dane rejestrowe w jednej tabeli. Wyszukiwarka Ministerstwa Finansów wymaga wpisywania firm po kolei.
Czy mogę wgrać plik Excel z kontrahentami?
Tak, po zapisaniu arkusza jako CSV (w Excelu Plik, Zapisz jako, CSV UTF-8). Kolumny nie muszą mieć ustalonej kolejności, bo system wyszukuje w pliku numery NIP z kreskami albo bez nich i sprawdza ich sumę kontrolną. Jeden plik może zawierać do 2 000 numerów i ważyć do 2 MB.
Ile firm sprawdzę jednym plikiem?
Import pliku CSV przyjmuje do 2 000 NIP naraz. Liczba firm pod stałym monitoringiem zależy od planu: 250 w planie Zespół i 2 000 w planie Korporacja. W planach Start i Wierzyciel wklejasz do 25 NIP jednorazowo, bez importu pliku.
Czy masowe sprawdzenie białej listy zostawia dowód na kontrolę?
Tak. Każde sprawdzenie rachunku zapisujemy w dzienniku z datą, godziną, wynikiem i identyfikatorem zapytania do wykazu podatników VAT. Dziennik eksportujesz do PDF i CSV, więc przy kontroli pokazujesz, że w dniu przelewu rachunek był w wykazie.
Co się dzieje z NIP-ami z błędem w arkuszu?
NIP z niepoprawną sumą kontrolną odrzucamy od razu i pokazujemy go osobno, żeby można było poprawić literówkę w arkuszu. Puste komórki, nazwy firm i kwoty w tym samym pliku nie przeszkadzają, bo system czyta tylko ciągi wyglądające jak NIP.
Czym to się różni od pliku płaskiego Ministerstwa Finansów?
Plik płaski to codzienna paczka skrótów rachunków całego wykazu, którą trzeba pobrać, rozpakować i porównać własnym programem. Brak firmy w pliku płaskim nie dowodzi, że nie ma jej w wykazie. DlugiBiz pyta wykaz bezpośrednio, dla Twojej listy, i dodatkowo pilnuje KRS, CEIDG i upadłości.
Wgraj listę kontrahentów i sprawdź ją dziś
Status VAT, rachunki, rejestr i długi dla całego arkusza w jednej tabeli, a od jutra alert o każdej zmianie.