Procedura weryfikacji kontrahentów krok po kroku dla firmy

Po co firmie spisana procedura weryfikacji kontrahentów

Większość firm sprawdza nowych kontrahentów, ale robi to z pamięci i nierówno. Jeden handlowiec zagląda do KRS, drugi tylko do wyszukiwarki NIP, a trzeci ufa danym z wizytówki. Spisana procedura weryfikacji kontrahentów porządkuje tę pracę. Mówi, co sprawdzasz, w jakim źródle, kto to robi, jak często i gdzie zapisujesz wynik.

Procedura ma trzy zadania. Po pierwsze chroni pieniądze, bo odsiewa firmy, które nie zapłacą albo nie istnieją w takiej formie, w jakiej się przedstawiają. Po drugie chroni przed skutkami podatkowymi, bo pozwala wykazać należytą staranność w rozliczeniach VAT i dochować obowiązków związanych z wykazem podatników VAT. Po trzecie zostawia dowód. W razie kontroli albo sporu liczy się nie to, że ktoś coś sprawdził, tylko to, co da się pokazać na piśmie z datą.

Dobra procedura jest krótka. Jeśli ma dwadzieścia stron, nikt jej nie stosuje. Lepiej opisać kilka obowiązkowych kroków dla każdego kontrahenta i kilka dodatkowych, które włączasz przy większych kwotach albo przy sygnałach ostrzegawczych.

Pierwszy krok to sprawdzenie, czy firma istnieje i kto ją reprezentuje

KRS albo CEIDG

Spółki sprawdzasz w Krajowym Rejestrze Sądowym, a przedsiębiorców jednoosobowych i wspólników spółek cywilnych w CEIDG. Oba rejestry są bezpłatne i dostępne przez internet, na przykład przez wyszukiwarkę eKRS prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Porównujesz nazwę, NIP, REGON, adres siedziby i przedmiot działalności z tym, co kontrahent podał w ofercie lub na fakturze. Rozbieżność w adresie albo nazwie nie musi oznaczać oszustwa, ale zawsze wymaga wyjaśnienia przed podpisaniem umowy.

W KRS zwracasz uwagę na datę rejestracji, wysokość kapitału, zmiany w zarządzie z ostatnich miesięcy, otwartą likwidację i wzmianki o złożonych sprawozdaniach finansowych. W CEIDG sprawdzasz status wpisu (aktywny, zawieszony, wykreślony) i datę rozpoczęcia działalności. Bardzo młoda firma z wysokim zamówieniem to sytuacja, w której warto poprosić o przedpłatę albo zabezpieczenie.

Reprezentacja i pełnomocnictwo

Umowę musi podpisać osoba uprawniona. W KRS znajdziesz sposób reprezentacji spółki, na przykład dwóch członków zarządu łącznie albo członek zarządu z prokurentem. Jeśli dokument podpisuje ktoś spoza zarządu, prosisz o pełnomocnictwo i sprawdzasz, kto je udzielił oraz czy obejmuje dany rodzaj czynności. Kopię pełnomocnictwa przechowujesz razem z umową. Przy przedsiębiorcy z CEIDG umowę podpisuje sam przedsiębiorca albo jego pełnomocnik, a pełnomocnictwo może też widnieć we wpisie.

Drugi krok obejmuje status VAT i rachunek bankowy

Wykaz podatników VAT

Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, prowadzi Szef KAS. Sprawdzasz w nim, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy nie został wykreślony z rejestru i jakie rachunki rozliczeniowe zgłosił. Wyszukiwarka jest dostępna na stronie wykazu podatników VAT. Każde wyszukiwanie zwraca identyfikator zapytania, który warto zapisać. To on jest później dowodem, że w danym dniu sprawdzenie zostało wykonane.

Status VAT zmienia się w czasie. Firma czynna w dniu podpisania umowy może zostać wykreślona kilka miesięcy później. Dlatego status VAT kontrahenta sprawdzasz nie tylko raz na początku, ale też regularnie w trakcie współpracy.

Rachunek do przelewu

Przy płatności powyżej 15 000 zł brutto za jedną fakturę rachunek kontrahenta powinien widnieć w wykazie w dniu zlecenia przelewu. Brak rachunku w wykazie w tym dniu grozi utratą prawa do zaliczenia wydatku do kosztów i solidarną odpowiedzialnością za VAT sprzedawcy, chyba że złożysz zawiadomienie ZAW-NR albo zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności. Szczegóły opisujemy w poradniku o tym, co grozi za rachunek spoza białej listy. W procedurze wystarczy zasada, że weryfikacja rachunku bankowego kontrahenta odbywa się przy każdym przelewie powyżej progu, a nie raz przy zakładaniu kontrahenta w systemie księgowym.

VIES dla firm z Unii Europejskiej

Jeśli kontrahent ma siedzibę w innym państwie Unii Europejskiej, sprawdzasz jego numer VAT w systemie VIES. Ma to znaczenie przy dostawach wewnątrzwspólnotowych i usługach rozliczanych przez nabywcę. Zapisujesz datę i numer potwierdzenia, które system zwraca. Biała lista nie obejmuje firm zagranicznych bez polskiego numeru VAT, więc dla nich VIES jest podstawowym źródłem.

Trzeci krok dotyczy kondycji finansowej i historii płatności

Krajowy Rejestr Zadłużonych

W Krajowym Rejestrze Zadłużonych sprawdzasz, czy wobec kontrahenta toczy się postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne, czy był wniosek o ogłoszenie upadłości i czy prowadzono wobec niego bezskuteczną egzekucję. Wpis w KRZ nie zawsze oznacza koniec współpracy, ale zmienia jej warunki. Przy otwartej restrukturyzacji płatności za stare faktury podlegają innym zasadom niż za nowe, a przy upadłości wierzytelność zgłasza się syndykowi. Więcej o reakcji na taki wpis znajdziesz na stronie o tym, co oznacza upadłość kontrahenta.

Historia płatności i sprawozdania

Najlepszym źródłem jest Twoja własna księgowość. Jeśli kontrahent już kupował, sprawdzasz, ile dni średnio płacił po terminie i czy rośnie saldo zaległości. Przy nowej firmie oglądasz sprawozdania finansowe z KRS, o ile zostały złożone. Brak sprawozdania za ostatni rok to sygnał, że firma nie dopełnia podstawowych obowiązków. Ujemne kapitały własne albo stratę kilka lat z rzędu warto zestawić z wysokością planowanego kredytu kupieckiego.

Limit kredytu kupieckiego

Kredyt kupiecki to każda sprzedaż z odroczonym terminem płatności. Procedura powinna mówić, jaki limit dostaje nowy kontrahent bez dodatkowych zabezpieczeń i kto może go podnieść. Prosta zasada wygląda tak. Nowa firma zaczyna od niskiego limitu albo przedpłaty, limit rośnie po kilku terminowo opłaconych fakturach, a przekroczenie limitu wstrzymuje wysyłkę do czasu decyzji osoby odpowiedzialnej. Jeśli faktura opiewa na 20 000 zł z terminem 30 dni, a kontrahent ma jeszcze niezapłaconą fakturę na 15 000 zł, łączne ryzyko wynosi 35 000 zł i to tę kwotę porównujesz z limitem.

Jak dokumentować sprawdzenia

Procedura bez dokumentacji niewiele daje. W kontroli podatkowej organ ocenia, co wiedziałeś albo mogłeś wiedzieć w chwili transakcji, a nie to, co wiesz dzisiaj. Dlatego zapis musi mieć datę, źródło i wynik.

Najprostszym narzędziem jest dziennik sprawdzeń. Dla każdego kontrahenta prowadzisz listę wpisów, a każdy wpis zawiera:

• datę i godzinę sprawdzenia,
• źródło (KRS, CEIDG, wykaz podatników VAT, VIES, KRZ),
• wynik, na przykład „czynny podatnik VAT, rachunek w wykazie”,
• identyfikator zapytania do wykazu albo numer potwierdzenia z VIES,
• osobę, która sprawdzała,
• decyzję, jeśli wynik był niepokojący.

Do dziennika dołączasz wydruki albo pliki PDF z rejestrów, kopię pełnomocnictwa i korespondencję, w której kontrahent wyjaśniał rozbieżności. Dokumenty przechowujesz co najmniej tak długo, jak dokumentację podatkową dotyczącą danej transakcji.

Ręczne prowadzenie dziennika przy kilkudziesięciu kontrahentach jest wykonalne. Przy kilkuset zaczyna się gubić, bo trudno pamiętać, kogo i kiedy trzeba sprawdzić ponownie. Wtedy pomaga monitoring płatności kontrahentów, który zapisuje każde sprawdzenie rachunku z identyfikatorem zapytania i daty, a o zmianach w rejestrach informuje mailem.

Należyta staranność w VAT

Ministerstwo Finansów opublikowało metodykę oceny dochowania należytej staranności przez nabywcę towarów w transakcjach krajowych. To dokument, z którego korzystają organy podatkowe, gdy oceniają, czy nabywca mógł wiedzieć, że uczestniczy w transakcji związanej z nadużyciem w VAT. Metodyka nie jest ustawą, ale wyznacza kierunek, w którym patrzą kontrolerzy, więc warto oprzeć na niej swoją procedurę.

Metodyka dzieli przesłanki na kilka grup. Dotyczą weryfikacji kontrahenta (rejestry, osoba reprezentująca, siedziba), samej transakcji (cena wyraźnie odbiegająca od rynkowej, nietypowy sposób zawarcia umowy, brak umowy przy dużej wartości) i płatności (gotówka powyżej progu, płatność na rachunek osoby trzeciej, rachunek spoza wykazu). Im więcej sygnałów ostrzegawczych, tym większa szansa, że organ uzna brak należytej staranności.

Z punktu widzenia procedury ważne są dwie rzeczy. Po pierwsze, sprawdzenia dopasowujesz do wartości i charakteru transakcji. Przy zakupie materiałów biurowych wystarczy podstawowy zestaw, przy dużej dostawie towaru z branży uznawanej za wrażliwą zakres powinien być szerszy. Po drugie, każde sprawdzenie zostawia ślad. Treść metodyki może być aktualizowana, więc sprawdź aktualne brzmienie na stronie Ministerstwa Finansów, zanim oprzesz na niej wewnętrzny dokument.

Progi kwotowe w procedurze

Art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców wymaga, aby płatność związana z transakcją z innym przedsiębiorcą przechodziła przez rachunek płatniczy, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł albo równowartość tej kwoty w walucie obcej. Wartość liczy się bez względu na liczbę płatności wynikających z transakcji. Ten sam próg 15 000 zł pojawia się w przepisach o wykazie podatników VAT i o mechanizmie podzielonej płatności.

W procedurze warto zapisać progi wprost, na przykład tak:

• każdy nowy kontrahent przechodzi podstawowe sprawdzenie w rejestrze i w wykazie podatników VAT,
• przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto rachunek sprawdzasz w wykazie w dniu zlecenia przelewu,
• przy transakcji objętej obowiązkową podzieloną płatnością płacisz w tym mechanizmie,
• przy kredycie kupieckim powyżej ustalonej przez Twoją firmę kwoty dochodzi analiza sprawozdań i decyzja osoby z uprawnieniami.

Progi wewnętrzne, takie jak wysokość limitu kredytu kupieckiego, ustalasz sam według skali sprzedaży i tolerancji ryzyka. Progi ustawowe przepisujesz z ustaw i sprawdzasz raz w roku, czy się nie zmieniły.

Ponowna weryfikacja i monitoring w trakcie współpracy

Najczęstszy błąd polega na tym, że kontrahenta sprawdza się raz przy pierwszym zamówieniu, a potem przez lata nikt do tego nie wraca. Tymczasem kłopoty z płatnościami zwykle zapowiadają zmiany w rejestrach. Zarząd wymienia się kilka razy w krótkim czasie, siedziba przenosi się na adres biura wirtualnego, pojawia się wpis o likwidacji albo wniosek w KRZ, a firma znika z wykazu podatników VAT jako czynny podatnik.

Procedura powinna więc przewidywać ponowne sprawdzenie w trzech sytuacjach. Pierwsza to stały rytm, na przykład co miesiąc dla kontrahentów z otwartym kredytem kupieckim i co kwartał dla pozostałych. Druga to zdarzenie w relacji, czyli nowa umowa, podwyższenie limitu, zmiana rachunku do przelewu albo pierwsze opóźnienie w płatności. Trzecia to sygnał z zewnątrz, czyli informacja o zmianie w rejestrze.

Przy kilku kontrahentach rytm da się utrzymać ręcznie. Przy setkach lepiej sprawdza się stały monitoring KRS połączony z kontrolą statusu VAT i rachunków, a KRZ sprawdzasz ręcznie przy każdym sygnale ostrzegawczym. Wtedy nie sprawdzasz wszystkich co miesiąc, tylko reagujesz na tych, u których coś się zmieniło. O tym, które zmiany w rejestrze najczęściej poprzedzają opóźnienia, piszemy w osobnym poradniku o monitoringu KRS kontrahenta.

Tabela sprawdzeń ze źródłami i częstotliwością

Tabelę możesz przenieść wprost do wewnętrznej instrukcji. Dopisz tylko kolumnę z osobą odpowiedzialną i miejscem, w którym zapisujesz wynik. W sprawach nietypowych, na przykład przy transakcjach w branżach wrażliwych na nadużycia w VAT, warto skonsultować zakres procedury z doradcą podatkowym.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 96b (wykaz podatników VAT) i przepisy o mechanizmie podzielonej płatności.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, art. 19 (płatności powyżej 15 000 zł przez rachunek płatniczy).
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 15d.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, art. 117ba.
• Ustawa z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.