Zastosowania monitoringu kontrahentów w pięciu firmach
Zastosowania monitoringu kontrahentów sprowadzają się do jednego: dowiedzieć się o problemie firmy, z którą pracujesz, zanim wyślesz jej towar albo pieniądze. Poniżej pięć scenariuszy z hurtu, transportu, produkcji, windykacji i działu ryzyka, każdy z sygnałem, reakcją i planem.
Wspólny mianownik wszystkich scenariuszy
Każdy scenariusz zaczyna się od listy NIP i kończy decyzją człowieka. DlugiBiz codziennie sprawdza KRS, CEIDG, wykaz podatników VAT z rachunkami, długi zgłoszone przez wierzycieli i komentarze kontrahentów, a potem mówi tylko o tym, co się zmieniło.
Bud
Zawieszenie działalnościScenariusz 1, Hurtownia, plan Start albo Zespół
Alert o zawieszeniu działalności klienta przed kolejną dostawą
- Sytuacja
- Hurtownia materiałów budowlanych sprzedaje czterdziestu odbiorcom na fakturę z terminem 30 dni. Większość to małe firmy wykonawcze z CEIDG, które zamawiają co tydzień.
- Sygnał
- Jeden z odbiorców zawiesza działalność w CEIDG. Następnego ranka w zestawieniu jest jego nazwa, NIP i informacja o zawieszeniu.
- Reakcja
- Dział sprzedaży przestawia klienta na przedpłatę przed wydaniem zamówienia z bieżącego tygodnia i wysyła wezwanie do zapłaty za otwartą fakturę.
Trans
Rachunek spoza wykazuScenariusz 2, Transport, każdy plan
Sprawdzenie rachunku przewoźnika przed przelewem powyżej 15 000 zł
- Sytuacja
- Firma spedycyjna płaci podwykonawcom za zlecenia, a miesięczne rozliczenie z jednym przewoźnikiem często przekracza 15 000 zł.
- Sygnał
- Na fakturze pojawia się nowy numer konta. Sprawdzenie w DlugiBiz pokazuje, że tego rachunku nie ma w wykazie przy NIP przewoźnika.
- Reakcja
- Księgowa wstrzymuje przelew i dzwoni do przewoźnika na znany numer. Po potwierdzeniu i wpisie nowego konta do wykazu sprawdza je ponownie, a oba wyniki zostają w dzienniku do kontroli.
Agro
Zmiana zarząduScenariusz 3, Producent, plan Zespół
Dwustu odbiorców z pliku CSV i jedno zestawienie w poniedziałek
- Sytuacja
- Producent opakowań ma około dwustu odbiorców w kilku regionach. Nikt w dziale finansów nie ma czasu sprawdzać ich co tydzień.
- Sygnał
- Import pliku CSV z systemu księgowego zajmuje minutę. Od tej chwili co poniedziałek przychodzi jedno zestawienie zmian, podzielone na grupy, na przykład kluczowi klienci i pozostali.
- Reakcja
- Kierownik finansów czyta zestawienie przy kawie. Przy zmianie zarządu w spółce odbiorcy zmniejsza jej limit kupiecki do czasu rozmowy z nowym prezesem.
Flota
Aktywny długScenariusz 4, Wierzyciel, plan Wierzyciel
Niezapłacona faktura pokazana na profilu spółki po procedurze
- Sytuacja
- Warsztat naprawił flotę samochodów spółki i od ponad trzech miesięcy czeka na zapłatę. Wezwania nie przyniosły odpowiedzi.
- Sygnał
- Właściciel dodaje fakturę i wezwanie z ostrzeżeniem. Serwis sprawdza dokumenty i dział szósty KRS, wysyła dłużnikowi zawiadomienie i odlicza 14 dni na sprzeciw.
- Reakcja
- Po terminie profil spółki pokazuje informację o aktywnym długu, a firmy, które ją monitorują, dostają alert. Równolegle właściciel wystawia dług na sprzedaż i porównuje oferty kupna.
Meble
Ocena uwagaScenariusz 5, Dział ryzyka, plan Korporacja
Status kontrahenta w ERP przed zwolnieniem zamówienia
- Sytuacja
- Duży dystrybutor zwalnia setki zamówień dziennie. Dział ryzyka chce, żeby system sam zatrzymywał zamówienia firm z problemem.
- Sygnał
- ERP przed zwolnieniem zamówienia pyta API o NIP odbiorcy. Odpowiedź z oceną „uwaga” oznacza dług, upadłość w KRS, zawieszenie albo wykreślenie.
- Reakcja
- Zamówienie trafia do ręcznej akceptacji. Webhook zmian aktualizuje kartoteki kontrahentów od razu, bez czekania na zestawienie dzienne.
Co łączy te pięć firm
Żadna z nich nie zatrudniła osoby do sprawdzania rejestrów. Każda wkleiła listę NIP raz, ustawiła częstotliwość alertów i od tej chwili czyta wiadomość tylko wtedy, gdy coś się zmieniło. Różni je skala i to, kto podejmuje decyzję po alercie: właściciel, księgowa, kierownik finansów albo system ERP. Wspólna jest też zasada, że alert opisuje fakt z rejestru albo procedury, a decyzję zostawia człowiekowi. Dług pojawia się na profilu dopiero po dokumentach, wezwaniu i 14 dniach na sprzeciw dłużnika, więc żadna z tych firm nie działa na plotce.
Który scenariusz pasuje do Twojej firmy
| Twoja sytuacja | Najważniejszy sygnał | Plan |
|---|---|---|
| Kilkunastu stałych odbiorców na terminie | Zawieszenie, zmiana w KRS, dług | Start |
| Przelewy do dostawców powyżej 15 000 zł | Rachunek spoza wykazu | Start |
| Niezapłacona faktura od firmy | Sprzeciw, spłata, oferty kupna | Wierzyciel |
| Setki odbiorców i dział finansów | Zestawienie tygodniowe, grupy | Zespół |
| System ERP i zespół ryzyka | API, webhook, alert od razu | Korporacja |
Szczegóły poszczególnych sygnałów opisują strony o monitoringu KRS, weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta i upadłości kontrahenta. Jeśli masz już niezapłaconą fakturę, zobacz, jak pokazać dług kontrahenta.
Pytanie i odpowiedź
- Do czego służy monitoring kontrahentów?
- Do wczesnego wykrywania sygnałów, że firma może przestać płacić, i do udokumentowania, że sprawdziłeś kontrahenta przed płatnością. Zastępuje ręczne przeglądanie rejestrów firma po firmie.
- Kto w firmie z niego korzysta?
- Właściciel i księgowa w małej firmie, dział finansów i należności w średniej, zespół ryzyka i system ERP w dużej.
Pytania o zastosowania
Limity każdego planu znajdziesz w cenniku.
Dla jakich firm jest monitoring kontrahentów?
Dla każdej firmy, która sprzedaje na fakturę z terminem płatności albo płaci dostawcom przelewem powyżej 15 000 zł. Najczęściej to hurt, transport, budownictwo, produkcja i usługi dla firm.
Ilu kontrahentów trzeba mieć, żeby to się opłacało?
Plan Start pilnuje 25 firm i ma sens już przy kilkunastu stałych odbiorcach na terminie. Jedna uratowana faktura zwykle pokrywa koszt planu na wiele lat.
Czy mogę monitorować także dostawców?
Tak. Lista może zawierać dowolne NIP-y: odbiorców, dostawców, podwykonawców i partnerów. W planie Zespół dzielisz je na grupy.
Czy da się zacząć od kilku firm?
Tak. Na stronie głównej sprawdzisz do pięciu NIP-ów bez konta, a po rejestracji jednorazowo przez 7 dni monitorujesz 3 firmy bez karty.
Zacznij od pięciu swoich kontrahentów
Wklej NIP-y i zobacz stan każdej firmy w kilkanaście sekund. Bez konta i bez karty.
Sprawdź kontrahentów