CEIDG biała lista wyszukiwarka i sprawdzenie jednoosobowej firmy po NIP
Podwykonawca, hydraulik, grafik albo przewoźnik na jednoosobowej działalności przysłał fakturę. Zanim zapłacisz, wklej obok jego NIP. Bez konta zobaczysz, czy firma jest aktywna w CEIDG, jaki ma status VAT i ile rachunków zgłosiła na białą listę.
CEIDG
aktywna, zawieszona, wykreślona
VAT
czynny, zwolniony, brak
Rachunki
z białej listy
Do pięciu NIP naraz, bez rejestracji. Wynik pochodzi z rejestrów publicznych w chwili sprawdzenia.
Krótka odpowiedź
CEIDG i biała lista to dwa różne rejestry. CEIDG mówi, czy jednoosobowa firma w ogóle działa, a biała lista, czyli wykaz podatników VAT, pokazuje jej status VAT i rachunki do przelewu. Publiczna wyszukiwarka CEIDG nie podaje numeru konta, więc przed zapłatą trzeba zajrzeć do obu. Na DlugiBiz oba wyniki dla do pięciu NIP widzisz w jednej tabeli.
Dwa rejestry, dwa pytania
Co pokazuje CEIDG, a co biała lista
Wiele osób wpisuje w wyszukiwarkę „CEIDG biała lista”, bo szuka jednego miejsca na wszystko. Takiego miejsca w urzędach nie ma. Tabela pokazuje, która informacja leży w którym rejestrze.
| Informacja | CEIDG | Biała lista VAT | DlugiBiz, 5 NIP naraz |
|---|---|---|---|
| Czy działalność jest aktywna | Tak | Nie | Tak |
| Data zawieszenia albo wykreślenia działalności | Tak | Nie | Stan na dziś |
| Status VAT, czynny albo zwolniony | Nie | Tak | Tak |
| Numery rachunków firmowych | Nie, w wyszukiwarce publicznej | Tak, przy firmie w VAT | Liczba rachunków |
| Status VAT na wybrany dzień wstecz | Nie | Tak | Nie, stan bieżący |
| Identyfikator zapytania jako dowód | Nie | Tak | Nie, dowód z wykazu |
| Kilka firm w jednym zapytaniu | Nie | Nie, w wyszukiwarce | Tak, do 5 NIP |
| Wpis o długu zgłoszonym przez wierzyciela | Nie | Nie | Tak, jeśli jest na profilu |
Uczciwie: tam, gdzie liczy się dowód dla urzędu skarbowego, czyli przy przelewie powyżej 15 000 zł, wygrywa wyszukiwarka Ministerstwa Finansów, bo tylko ona daje identyfikator zapytania. DlugiBiz służy do szybkiego przesiania kilku firm i wyłapania tej, która wymaga uwagi.
Statusy w CEIDG
Co zrobić z fakturą przy każdym statusie wpisu
Firma prowadzi działalność. Sprawdzasz jeszcze status VAT i rachunek, zanim zapłacisz większą kwotę.
Działalność jest zarejestrowana z przyszłą datą startu. Faktura za usługę sprzed tej daty wymaga wyjaśnienia.
Przedsiębiorca czasowo nie działa. Faktura za sprzedaż z okresu zawieszenia to powód, żeby wstrzymać przelew i zapytać.
Firma zakończyła działalność. Nowa faktura od niej to sygnał pomyłki, podszycia się pod NIP albo próby wyłudzenia.
Krok po kroku
Jak sprawdzić jednoosobową firmę w CEIDG i na białej liście
-
01
Weź NIP z faktury
Nie z maila ani ze stopki strony internetowej wystawcy. Liczy się numer, który widnieje na dokumencie, który chcesz zaksięgować.
-
02
Wklej do pięciu NIP
Pole przyjmuje numery z kreskami, spacjami i prefiksem PL. Literówkę wyłapie suma kontrolna, zanim cokolwiek się wyszuka.
-
03
Porównaj z fakturą
Imię, nazwisko i adres z CEIDG muszą zgadzać się z danymi sprzedawcy. Inna osoba pod tym samym NIP to czerwona flaga.
-
04
Potwierdź rachunek
Przy przelewie powyżej 15 000 zł do firmy czynnej w VAT sprawdź parę NIP i konto w wyszukiwarce ministerstwa i zapisz identyfikator.
Dlaczego przy jednoosobowej firmie nie wystarczy sama biała lista
Przy spółkach biała lista pokazuje prawie wszystko, czego potrzebujesz przed przelewem, bo prawie każda spółka handlowa jest czynnym podatnikiem VAT. Z jednoosobowymi firmami jest inaczej. Wielu drobnych przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na niską sprzedaż, a część nigdy nie zgłosiła się do VAT. Ich w wykazie albo nie ma wcale, albo są tam ze statusem „zwolniony”. Jeśli sprawdzisz takiego wystawcę tylko na białej liście, zobaczysz pusty wynik i nie będziesz wiedzieć, czy firma w ogóle istnieje.
Odpowiedź daje dopiero CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. Tam widać, czy działalność jest aktywna, od kiedy działa i czy nie była zawieszona albo wykreślona. Dlatego w jednym wierszu wyniku na tej stronie stoją obok siebie oba rejestry. Brak w wykazie VAT przy aktywnym wpisie w CEIDG to zwykle mały przedsiębiorca bez VAT. Brak w obu to powód, żeby przed zapłatą zadzwonić do wystawcy na numer, który znasz z wcześniejszej współpracy.
Rachunek jednoosobowej firmy i próg 15 000 zł
Jednoosobowa firma zgłasza rachunek firmowy we wniosku CEIDG, a dane przekazywane są do urzędu skarbowego. Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, rachunek pojawia się na białej liście. Przy płatności powyżej 15 000 zł na konto spoza wykazu tracisz prawo do zaliczenia wydatku do kosztów i odpowiadasz solidarnie za VAT dostawcy, chyba że zapłacisz w podzielonej płatności albo w ciągu 7 dni złożysz zawiadomienie ZAW-NR. Jak to zrobić i kiedy się opłaca, opisuje poradnik o zapłacie na rachunek spoza białej listy.
Ta sankcja dotyczy dostawców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. Jeśli jednoosobowa firma jest zwolniona z VAT albo w ogóle niezarejestrowana, przepis o rachunku z wykazu jej nie obejmuje. Wtedy tym bardziej warto mieć potwierdzenie z CEIDG, że firma działa, i zapisać je przy dokumentach. Gdy płacisz dostawcy spoza Twojego zwykłego kręgu, pełną procedurę opisuje strona o weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta.
Spółka cywilna, czyli dwa poziomy sprawdzenia
Spółka cywilna nie ma własnego wpisu w CEIDG. Wpisani są tam jej wspólnicy, każdy jako osoba prowadząca działalność. Sama spółka ma za to własny NIP, własny status VAT i własne rachunki na białej liście. Na fakturze zobaczysz NIP spółki, więc wpisz go w pole sprawdzenia, a wspólników znajdziesz w CEIDG po nazwie spółki. Jeśli kontrahentem jest spółka z o.o., jawna albo komandytowa, właściwym rejestrem jest KRS, o czym piszemy na stronie o monitoringu KRS.
Podwykonawcy, 4 NIP
CEIDG i VAT
- Elektryk
- aktywnaVAT czynny
- Grafik
- aktywnaVAT zwolniony
- Transport
- zawieszonapoza wykazem
- Tynki
- aktywnaVAT czynny
Przykład ilustracyjny
Kto sprawdza jednoosobowe firmy przed zapłatą
Firma budowlana
Kilkunastu podwykonawców na jednej budowie, każdy na własnej działalności. Sprawdzenie przed rozliczeniem etapu.
Biuro rachunkowe
Faktury kosztowe klientów od drobnych usługodawców. Stan w CEIDG i VAT przed zaksięgowaniem.
Agencja i software house
Freelancerzy na B2B co miesiąc wystawiają faktury. Rachunek i status przy pierwszej fakturze i po zmianie konta.
Spedycja
Przewoźnicy z jednym autem na jednoosobowej działalności. Szybkie sprawdzenie przed zleceniem i przed zapłatą frachtu.
Pytania o CEIDG i białą listę
Kilka faktur od różnych wystawców naraz sprawdzisz też w wyszukiwarce czynnych podatników VAT.
Jak sprawdzić firmę w CEIDG?
Wpisz NIP, REGON albo nazwę firmy w wyszukiwarce CEIDG na biznes.gov.pl. Zobaczysz imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres, datę rozpoczęcia działalności i status wpisu, na przykład aktywny, zawieszony albo wykreślony. Na DlugiBiz sprawdzisz do pięciu NIP naraz i obok stanu w CEIDG od razu zobaczysz status VAT oraz rachunki z białej listy.
Czy CEIDG pokazuje numer konta firmy?
Publiczna wyszukiwarka CEIDG nie pokazuje numerów rachunków. Przedsiębiorca podaje rachunek firmowy we wniosku CEIDG, a dane trafiają do urzędu skarbowego. Publicznie numer konta sprawdzisz dopiero w wykazie podatników VAT, czyli na białej liście, i to tylko wtedy, gdy firma jest zarejestrowana do VAT jako czynna albo zwolniona.
Czy jednoosobowa działalność jest na białej liście?
Tak, jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony. Na białej liście nie ma natomiast jednoosobowych firm, które nigdy nie zgłosiły się do VAT. Brak takiej firmy w wykazie nie oznacza więc, że nie istnieje. Jej stan sprawdzasz wtedy w CEIDG, a fakturę od niej księgujesz bez VAT.
Jak sprawdzić, czy firma jest na białej liście?
Wpisz NIP albo numer rachunku w wyszukiwarce wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów i wybierz dzień, na który chcesz znać stan. Wynik pokaże status VAT i zgłoszone rachunki. Do pięciu firm naraz sprawdzisz na tej stronie bez konta, a przy dużym przelewie dowód z identyfikatorem zapytania zapisujesz z wyszukiwarki ministerstwa.
Co oznacza status zawieszona w CEIDG?
Przedsiębiorca czasowo nie prowadzi działalności i w tym okresie nie powinien wykonywać usług ani wystawiać faktur za nową sprzedaż. Faktura z datą sprzedaży z okresu zawieszenia to sygnał do wyjaśnienia przed zapłatą. W CEIDG zobaczysz datę zawieszenia, a na DlugiBiz od razu, czy status VAT zmienił się razem z nią.
Czy spółka cywilna jest w CEIDG?
W CEIDG wpisani są wspólnicy spółki cywilnej jako osoby fizyczne prowadzące działalność, a nie sama spółka. Spółka cywilna ma jednak własny NIP i własny status VAT, więc na białej liście szukasz jej pod NIP spółki z faktury. Przy weryfikacji sprawdź więc dwa poziomy: wspólników w CEIDG i spółkę w wykazie VAT.
Sprawdź podwykonawców, zanim zapłacisz fakturę
Stan w CEIDG albo KRS, status VAT i rachunki z białej listy dla do pięciu firm naraz, bez konta.