Status VAT kontrahenta pod stałą kontrolą
Status VAT kontrahenta mówi, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, podatnikiem zwolnionym, czy została z rejestru wykreślona. DlugiBiz sprawdza go codziennie w wykazie podatników VAT dla każdego NIP z Twojej listy i wysyła alert w dniu, w którym status się zmieni.
Zmiana statusu VAT u 1 kontrahenta
Data wykreślenia w wykazie 15.10. Rachunki usunięte z wykazu. Otwórz profil, żeby zobaczyć historię.
Dlaczego status VAT kontrahenta się zmienia
Firma może sama przejść na zwolnienie albo zrezygnować z rejestracji. Częściej jednak zmiana przychodzi z urzędu skarbowego, który wykreśla podatnika, gdy nie ma z nim kontaktu, gdy zawiesił działalność albo gdy jego rozliczenia przez kolejne okresy są puste. Taka zmiana zwykle poprzedza większe kłopoty firmy.
Statusy w wykazie
Co oznacza każdy status VAT i co z nim zrobić
| Status | Znaczenie | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| czynny | Zarejestrowany podatnik VAT, wystawia faktury z podatkiem | Rachunek z faktury w wykazie przy płatnościach powyżej 15 000 zł |
| zwolniony | Podatnik zwolniony z VAT, faktura bez podatku do odliczenia | Czy faktura nie wykazuje VAT, którego firma nie powinna naliczać |
| wykreślony | Usunięty z rejestru VAT, wykaz podaje datę i podstawę prawną | Prawo do odliczenia VAT z nowych faktur, stan działalności w KRS albo CEIDG |
| niezarejestrowany | Nigdy nie był zarejestrowany jako podatnik VAT | Czy kontrahent nie podaje się na fakturze za czynnego podatnika |
| przywrócony | Ponownie wpisany do rejestru po wykreśleniu, wykaz podaje datę | Czy faktury z okresu wykreślenia nie wymagają korekty |
Status VAT kontrahenta a Twoje rozliczenia
Status kontrahenta w rejestrze VAT wpływa na trzy rzeczy w Twojej firmie. Po pierwsze na odliczenie podatku z faktur zakupowych, bo faktura z VAT od podmiotu wykreślonego albo nieistniejącego daje fiskusowi podstawę do zakwestionowania odliczenia. Po drugie na płatności, bo rachunki rozliczeniowe w wykazie są przypisane wyłącznie do czynnych podatników. Po trzecie na ryzyko braku zapłaty, bo wykreślenie często idzie w parze z zawieszeniem działalności.
Dlatego warto znać status nie tylko w dniu podpisania umowy, ale w dniu każdej faktury i każdego przelewu. Ręcznie oznacza to wyszukiwanie w wykazie przed każdą operacją. DlugiBiz robi to za Ciebie i przy okazji pilnuje rachunków, co opisuje strona o weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta.
Historia statusu z datami
Przy każdej firmie zapisujemy, kiedy zmienił się status, z jakiego na jaki, i jaką datę oraz podstawę podaje wykaz. Gdy księgowość pyta po miesiącach, od kiedy dostawca był wykreślony, odpowiedź jest na profilu firmy.
Kiedy sprawdzać status VAT kontrahenta
Najważniejsze są trzy momenty. Przed pierwszą transakcją z nową firmą, żeby wiedzieć, czy faktura z VAT jest w ogóle możliwa. W dniu otrzymania faktury, gdy chcesz odliczyć z niej podatek. W dniu zlecenia przelewu, gdy płatność przekracza 15 000 zł i liczy się rachunek z wykazu. Przy kilkudziesięciu kontrahentach daje to setki sprawdzeń miesięcznie. Monitoring odwraca kolejność: zamiast pytać wykaz przed każdą operacją, dostajesz informację tylko wtedy, gdy status rzeczywiście się zmienił, a przy płatności sprawdzasz już tylko numer konta.
Zmiana statusu u dostawcy ma inne znaczenie niż u odbiorcy. U dostawcy chodzi głównie o odliczenie i bezpieczny przelew, u odbiorcy o to, czy firma nadal działa i zapłaci za towar. W planie Zespół rozdzielisz obie grupy i ustawisz dla nich osobne zestawienia.
Status VAT w jednym alercie z resztą sygnałów
Wykreślenie z VAT rzadko przychodzi samo. Często towarzyszy mu zawieszenie działalności w CEIDG albo zmiana w rejestrze, którą wychwytuje monitoring KRS, a czasem wpis o upadłości albo restrukturyzacji w dziale szóstym KRS. Wszystkie te zdarzenia trafiają do jednego zestawienia, posortowane według kontrahenta.
Pytanie i odpowiedź
- Jak często zmienia się wykaz podatników VAT?
- Wykaz jest aktualizowany w każdy dzień roboczy. Dlatego DlugiBiz sprawdza go raz na dobę dla każdej firmy z Twojej listy.
- Czy sprawdzę status VAT wielu firm naraz?
- Tak. Wklejasz listę NIP, a wynik dostajesz w jednej tabeli ze statusem, rachunkami i datą sprawdzenia każdej firmy.
Jak DlugiBiz pilnuje statusu VAT kontrahentów
-
01
Lista NIP
Wklejasz NIP-y kontrahentów albo importujesz plik CSV. Od razu widzisz bieżący status VAT każdej firmy.
-
02
Codzienne porównanie
Po aktualizacji wykazu sprawdzamy każdą firmę i zestawiamy status oraz rachunki z poprzednim dniem.
-
03
Alert i historia
Zmiana trafia do maila, na profil firmy i, w planie Korporacja, do Twojego systemu przez API i webhook.
Masz system ERP i chcesz, żeby status VAT sprawdzał się sam przed zatwierdzeniem zamówienia? Zobacz API statusu kontrahentów w planie Korporacja.
Pytania o status VAT kontrahenta
Status VAT sprawdzamy w każdym planie. Ceny znajdziesz w cenniku.
Jak sprawdzić status VAT kontrahenta?
Status VAT podaje wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, po wpisaniu NIP, REGON albo numeru KRS. DlugiBiz sprawdza go codziennie dla całej Twojej listy i pokazuje wynik w jednej tabeli.
Co oznacza status „zwolniony”?
Firma jest zarejestrowana jako podatnik zwolniony z VAT, na przykład ze względu na niski obrót. Wystawia faktury bez VAT, więc nie odliczysz od nich podatku. Zmiana z „czynny” na „zwolniony” jest dla Ciebie informacją o zmianie skali albo profilu działalności kontrahenta.
Co oznacza wykreślenie z rejestru VAT?
Naczelnik urzędu skarbowego usunął firmę z rejestru, na przykład gdy nie można się z nią skontaktować, gdy zawiesiła działalność albo gdy przez kolejne okresy wykazywała tylko zerowe rozliczenia. Wykreślenie to sygnał, który warto wyjaśnić przed kolejną fakturą.
Czy alert przyjdzie, gdy kontrahent wróci do rejestru?
Tak. Przywrócenie do rejestru VAT jest zmianą jak każda inna. Dostajesz alert, a profil firmy pokazuje datę przywrócenia z wykazu.
Na jaki dzień liczy się status VAT kontrahenta?
Wykaz pozwala sprawdzić stan na wybrany dzień, także wstecz. W praktyce znaczenie ma stan z dnia transakcji i z dnia płatności, dlatego DlugiBiz zapisuje historię zmian statusu każdej firmy z datami.
Sprawdź status VAT pięciu kontrahentów
Wynik ze statusem VAT, rachunkami i stanem w rejestrze w kilkanaście sekund. Bez konta i bez karty.
Sprawdź kontrahentów