Monitoring KRS kontrahenta i zmiany, które zapowiadają kłopoty z płatnościami

Dlaczego warto śledzić KRS stałych kontrahentów

Większość firm sprawdza kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym tylko raz, przy pierwszym zamówieniu. Potem przez miesiące albo lata wysyła towar i wystawia faktury z terminem płatności, nie wiedząc, co dzieje się w spółce po drugiej stronie. Tymczasem kłopoty z płatnościami rzadko pojawiają się nagle. Zwykle wcześniej coś zmienia się w rejestrze. Odchodzi zarząd, spółka przenosi się na adres biura wirtualnego, wspólnicy sprzedają udziały, a sprawozdanie finansowe nie trafia do sądu w terminie.

Monitoring KRS kontrahenta nie przewiduje przyszłości. Daje jednak kilka tygodni przewagi. Jeśli o zmianie dowiadujesz się w dniu wpisu, a nie wtedy, gdy faktura jest już dwa miesiące po terminie, masz czas, żeby skrócić termin płatności, poprosić o przedpłatę, wstrzymać kolejną dostawę albo zabezpieczyć należność. Ta przewaga jest najcenniejsza przy kontrahentach, którym dajesz duży kredyt kupiecki.

Warto też pamiętać, że sam wpis w KRS nie jest dowodem na złą wolę. Spółki zmieniają zarząd i siedzibę z wielu zwyczajnych powodów. Monitoring służy do tego, żeby zadać pytanie w porę, a nie do automatycznego zrywania współpracy.

Zmiany w KRS, które najczęściej zapowiadają kłopoty

Zmiany zarządu i prokury

Jedna zmiana w zarządzie to zwykle nic niepokojącego. Kilka zmian w krótkim czasie, odwołanie całego zarządu naraz albo powołanie osoby, która jednocześnie zasiada w zarządach wielu świeżo założonych spółek, to sygnał do bliższego przyjrzenia się kontrahentowi. Podobnie jest z odwołaniem prokury osoby, z którą dotąd prowadziłeś rozmowy handlowe. Zmiana reprezentacji ma też skutek praktyczny. Osoba, która podpisała z Tobą umowę, może już nie mieć prawa składać oświadczeń w imieniu spółki.

Przeniesienie siedziby na adres biura wirtualnego

Siedziba pod adresem biura wirtualnego jest legalna i popularna wśród małych firm. Niepokój budzi raczej sama zmiana, gdy spółka z własnym biurem, magazynem albo zakładem przenosi siedzibę pod adres, pod którym zarejestrowane są setki innych podmiotów. Taki ruch czasem towarzyszy wygaszaniu działalności i utrudnia doręczanie korespondencji, w tym wezwań do zapłaty.

Obniżenie kapitału zakładowego

Obniżenie kapitału zmniejsza kwotę, którą wspólnicy zadeklarowali jako zaplecze spółki. Przepisy chronią wierzycieli przy tej operacji, między innymi przez wezwanie ich do zgłoszenia sprzeciwu w ogłoszeniu. Jeśli więc zauważysz ogłoszenie o zamiarze obniżenia kapitału, a spółka jest Ci winna pieniądze, sprawdź, jakie prawa przysługują Ci w terminie wskazanym w ogłoszeniu.

Otwarcie likwidacji

Wpis o otwarciu likwidacji oznacza, że spółka kończy działalność. Likwidator ma spieniężyć majątek i spłacić zobowiązania, a w ogłoszeniu wzywa wierzycieli do zgłaszania wierzytelności. Dla sprzedawcy to sygnał, żeby natychmiast przestać udzielać kredytu kupieckiego i zgłosić niezapłacone faktury likwidatorowi.

Brak złożonych sprawozdań finansowych

Spółki prawa handlowego mają obowiązek składać roczne sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych prowadzonego w ramach KRS. Brak sprawozdania za ostatni rok obrotowy po upływie terminu to jeden z najczęstszych sygnałów, że w spółce coś przestało działać. Niekiedy oznacza zwykłe zaniedbanie, ale przy dużym kredycie kupieckim warto zapytać kontrahenta wprost i poprosić o bieżące dane finansowe.

Zmiana wspólników

Sprzedaż wszystkich udziałów nowej osobie, zwłaszcza połączona ze zmianą zarządu i siedziby w tym samym czasie, bywa sposobem pozbycia się spółki z zadłużeniem. Taki zestaw zmian w jednym miesiącu powinien zawsze zapalić czerwoną lampkę.

Wzmianki o wnioskach i wykreślenie

Wzmianka o wniosku w aktach rejestrowych mówi, że do sądu wpłynął wniosek o zmianę wpisu, który nie został jeszcze rozpatrzony. Pozwala dowiedzieć się o planowanej zmianie, zanim zostanie wpisana. Ostatnim etapem jest wykreślenie spółki z rejestru. Po wykreśleniu spółka przestaje istnieć, a dochodzenie należności staje się bardzo trudne, dlatego o każdym wniosku o wykreślenie kontrahenta, któremu sprzedajesz, chcesz wiedzieć od razu.

Skąd brać informacje o zmianach

Krajowy Rejestr Sądowy

Aktualny i pełny odpis z KRS pobierzesz bezpłatnie przez wyszukiwarkę rejestru prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Odpis pełny pokazuje historię wpisów, więc widać w nim, kiedy i jak zmieniał się zarząd, siedziba czy kapitał. W tym samym systemie sprawdzisz, czy spółka złożyła sprawozdania finansowe.

Monitor Sądowy i Gospodarczy

W Monitorze Sądowym i Gospodarczym ukazują się ogłoszenia wymagane przez prawo, w tym ogłoszenia o otwarciu likwidacji z wezwaniem wierzycieli i ogłoszenia o zamiarze obniżenia kapitału. To źródło, które łatwo przeoczyć, a właśnie w nim pojawia się termin, w którym wierzyciel może zgłosić swoje prawa.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne prowadzi się dziś w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. W KRZ znajdziesz obwieszczenia o wnioskach, otwarciu postępowań i wyznaczeniu syndyka albo nadzorcy. KRS i KRZ warto czytać razem, bo zmiana w jednym rejestrze często idzie w parze z wpisem w drugim. Jak postępować, gdy w KRZ pojawi się Twój kontrahent, opisujemy na stronie o tym, co oznacza upadłość kontrahenta.

Wykaz podatników VAT

Choć nie jest częścią KRS, wykaz podatników VAT uzupełnia obraz. Wykreślenie z rejestru VAT albo zmiana rachunków rozliczeniowych to sygnały tej samej wagi co zmiana zarządu. Dlatego sensowny monitoring obejmuje także status VAT kontrahenta, a nie tylko wpisy w KRS.

Dlaczego ręczne sprawdzanie się nie skaluje

Przy pięciu kontrahentach możesz raz w miesiącu pobrać pięć odpisów i porównać je z poprzednimi. Przy pięćdziesięciu robi się z tego kilka godzin pracy miesięcznie. Przy pięciuset to praktycznie osobny etat, a i tak sprawdzenie raz w miesiącu oznacza, że o zmianie z pierwszego dnia miesiąca dowiadujesz się po czterech tygodniach.

Do tego dochodzi problem porównania. Odpis pełny z KRS ma kilkanaście albo kilkadziesiąt stron i trzeba w nim znaleźć jedną nową linię. Ogłoszenia w Monitorze i obwieszczenia w KRZ trzeba śledzić osobno. Wynik ręcznej pracy zwykle zostaje w głowie jednej osoby albo w arkuszu, który przestaje być aktualny, gdy ta osoba idzie na urlop.

Policzmy to na jawnym rachunku ilustracyjnym. Jeśli sprawdzenie jednego kontrahenta w KRS, KRZ i wykazie VAT zajmuje dziesięć minut, to przy 200 kontrahentach i rytmie miesięcznym wychodzi ponad 33 godziny pracy w miesiącu. Właśnie dlatego firmy z większą bazą odbiorców przechodzą na stały monitoring KRS, w którym wklejają listę NIP, a informację dostają tylko wtedy, gdy u konkretnego kontrahenta coś się zmieniło.

Na tym opiera się monitoring płatności kontrahentów w DlugiBiz. Serwis codziennie sprawdza KRS (w tym wpisy o upadłości i restrukturyzacji), CEIDG, wykaz podatników VAT z rachunkami i długi zgłoszone w serwisie dla firm z Twojej listy i wysyła mail tylko o zmianach. Plan Start obejmuje monitoring 25 firm naraz i kosztuje 99 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej, a plan Zespół z importem CSV obejmuje 250 firm.

Jak reagować na alert o zmianie

Sam alert nic nie zmienia, jeśli nikt na niego nie reaguje. Zanim włączysz monitoring, ustal w firmie trzy rzeczy. Kto dostaje alerty, kto podejmuje decyzję o wstrzymaniu dostaw albo skróceniu terminu i gdzie zapisujesz, co zrobiłeś. Poniższa tabela porządkuje typowe reakcje.

Reakcja powinna być proporcjonalna. Przy pojedynczej zmianie w zarządzie stałego, terminowo płacącego odbiorcy wystarczy aktualizacja danych. Przy kilku sygnałach naraz albo przy otwarciu likwidacji liczy się szybkość, bo kolejność i terminy zgłoszeń mają realne znaczenie dla odzyskania pieniędzy.

Monitoring KRS jako część procedury weryfikacji

Monitoring nie zastępuje sprawdzenia kontrahenta przed pierwszą transakcją. Jest jego przedłużeniem. Najpierw sprawdzasz firmę w rejestrze, wykazie podatników VAT, VIES i KRZ, ustalasz limit kredytu kupieckiego i zapisujesz wynik. Potem monitoring pilnuje, czy obraz z dnia weryfikacji pozostaje aktualny. Cały ten proces krok po kroku opisuje poradnik o tym, jak ułożyć procedurę weryfikacji kontrahentów.

Dobrą praktyką jest zapisywanie każdego alertu i każdej reakcji w historii kontrahenta. W razie sporu albo kontroli podatkowej pokazujesz wtedy, że wiedziałeś o zmianie i świadomie podjąłeś decyzję. Taki zapis przydaje się też przy rozmowie z ubezpieczycielem należności albo z doradcą, gdy sprawa trafia do sądu.

Warto też co jakiś czas przejrzeć samą listę monitorowanych firm. Kontrahentów, z którymi od dawna nie handlujesz, możesz z niej usunąć, a nowych dopisać od razu po pierwszym zamówieniu. Monitoring ma największą wartość wtedy, gdy obejmuje dokładnie te firmy, którym aktualnie dajesz kredyt kupiecki.

Kogo objąć monitoringiem w pierwszej kolejności

Jeśli zaczynasz od zera, nie musisz od razu monitorować wszystkich firm z systemu księgowego. Najpierw wybierz kontrahentów, u których ryzyko jest największe. Zwykle są to trzy grupy.

1. Odbiorcy z najwyższym saldem należności i najdłuższym terminem płatności, bo tam ewentualna strata jest największa.
2. Nowi kontrahenci z pierwszego roku współpracy, o których historii płatności wiesz jeszcze niewiele.
3. Firmy, które już raz zapłaciły po terminie albo prosiły o rozłożenie zaległości na raty.

Do tej listy warto dopisać dostawców, którym płacisz zaliczki, bo przy ich upadłości ryzykujesz utratę przedpłaty. Gdy pierwsze grupy są już objęte monitoringiem, rozszerzasz go stopniowo na pozostałych kontrahentów, aż obejmie wszystkie firmy, z którymi masz otwarte rozrachunki.

Najczęstsze błędy w monitoringu kontrahentów

• Monitorowanie tylko największych odbiorców, podczas gdy suma należności od wielu mniejszych firm jest wyższa.
• Brak osoby odpowiedzialnej za alerty, przez co powiadomienia trafiają do skrzynki, której nikt nie czyta.
• Śledzenie samego KRS bez KRZ i wykazu podatników VAT, przez co umyka wniosek o upadłość albo wykreślenie z rejestru VAT.
• Reakcja dopiero po przekroczeniu terminu płatności, czyli wtedy, gdy przewaga z monitoringu już przepadła.
• Brak zapisu decyzji, przez co po roku nikt nie pamięta, dlaczego kontrahent dostał wyższy limit mimo niepokojącej zmiany.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, przepisy o obniżeniu kapitału zakładowego i likwidacji spółek.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, przepisy o składaniu rocznych sprawozdań finansowych.
• Ustawa z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 96b (wykaz podatników VAT).