Upadłość kontrahenta, co zrobić krok po kroku

Skąd wiadomo, że kontrahent jest w upadłości albo restrukturyzacji

Informacja o upadłości rzadko przychodzi od samego kontrahenta. Zwykle dowiadujesz się o niej z opóźnieniem, kiedy faktury przestają być płacone, a telefon odbiera ktoś nowy. Tymczasem wszystkie kluczowe zdarzenia są publiczne. Od grudnia 2021 roku postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne prowadzi się w systemie teleinformatycznym, a obwieszczenia sądów, syndyków i nadzorców publikuje się w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

W KRZ znajdziesz między innymi obwieszczenie o ogłoszeniu upadłości, o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, o dniu układowym w postępowaniu o zatwierdzenie układu, a także informacje o wyznaczonym syndyku, nadzorcy albo zarządcy. Wyszukiwarka publiczna jest dostępna pod adresem krz.ms.gov.pl i pozwala szukać po NIP, KRS albo nazwie.

Druga ścieżka to rejestr przedsiębiorców w KRS. Po ogłoszeniu upadłości w odpisie pojawia się wzmianka o upadłości i o syndyku, a nazwa spółki dostaje dopisek „w upadłości”. Wpis do KRS następuje jednak z pewnym opóźnieniem względem obwieszczenia w KRZ, dlatego to KRZ jest pierwszym źródłem. Jeśli masz kilkudziesięciu odbiorców, ręczne sprawdzanie tych rejestrów co tydzień szybko przestaje być realne. Dlatego warto włączyć monitoring KRS, który sam informuje o wpisie o upadłości albo restrukturyzacji u konkretnego NIP, a przy sygnale ostrzegawczym sprawdzić kontrahenta także w wyszukiwarce KRZ.

Upadłość a postępowania restrukturyzacyjne

Obie procedury dotyczą firmy, która ma problem z płaceniem długów, ale prowadzą do zupełnie innych skutków. Upadłość służy zaspokojeniu wierzycieli z majątku dłużnika, który przejmuje syndyk. Restrukturyzacja ma odwrotny cel: uniknąć upadłości przez zawarcie układu z wierzycielami, czyli porozumienia o rozłożeniu długu na raty, częściowym umorzeniu albo zmianie terminów.

Prawo restrukturyzacyjne przewiduje cztery postępowania.

• Postępowanie o zatwierdzenie układu, w którym dłużnik sam zbiera głosy wierzycieli z udziałem nadzorcy układu, a sąd tylko zatwierdza przyjęty układ. Po obwieszczeniu o dniu układowym dłużnik zyskuje okresową ochronę przed egzekucją.
• Przyspieszone postępowanie układowe, przeznaczone dla firm, w których sporne wierzytelności stanowią niewielką część długów. Sąd otwiera postępowanie i wyznacza nadzorcę sądowego.
• Postępowanie układowe, stosowane wtedy, gdy spornych wierzytelności jest więcej i trzeba je ustalić w dłuższej procedurze.
• Postępowanie sanacyjne, najgłębsza forma, w której zarząd majątkiem zwykle przejmuje zarządca, a dłużnik może przeprowadzać działania naprawcze, na przykład odstępować od niekorzystnych umów.

Dla Ciebie jako wierzyciela najważniejsze są dwa skutki. Po pierwsze, egzekucja wierzytelności objętych układem zostaje co do zasady wstrzymana, a nowej nie da się skutecznie rozpocząć, dopóki trwa ochrona. Zakres i czas tej ochrony różnią się między postępowaniami, więc sprawdź aktualne brzmienie przepisów dla konkretnego trybu. Po drugie, układ obejmuje co do zasady wierzytelności powstałe przed otwarciem postępowania albo przed dniem układowym. Nowe dostawy po otwarciu postępowania nie wchodzą do układu i dłużnik powinien płacić za nie na bieżąco, co w praktyce oznacza, że możesz współpracować dalej, ale na krótkich terminach albo za przedpłatą.

Upadłość działa inaczej. Postępowania egzekucyjne skierowane do majątku wchodzącego w skład masy upadłości ulegają zawieszeniu, a później umorzeniu. Nie ma też sensu wnosić nowego pozwu o zapłatę wierzytelności, która podlega zgłoszeniu. Twoją drogą do pieniędzy staje się zgłoszenie wierzytelności syndykowi.

Zgłoszenie wierzytelności do syndyka przez KRZ w terminie 30 dni

Prawo upadłościowe daje wierzycielom 30 dni od dnia obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości na zgłoszenie wierzytelności syndykowi. Termin liczysz od obwieszczenia w KRZ, a nie od dnia, w którym sam dowiedziałeś się o upadłości. To jeden z najważniejszych powodów, dla których warto śledzić rejestr na bieżąco: kilka dni opóźnienia w zauważeniu obwieszczenia skraca czas na przygotowanie dokumentów.

Zgłoszenie składasz elektronicznie, przez konto w systemie KRZ, w sprawie upadłego. Do konta potrzebujesz zwykle kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego, a osoba działająca za spółkę musi mieć umocowanie wynikające z KRS albo pełnomocnictwo. Konto warto założyć zawczasu, zanim pojawi się pilna sprawa, bo pierwsze logowanie i przypisanie do sprawy zajmuje trochę czasu.

Co zawiera zgłoszenie wierzytelności

Formularz w KRZ prowadzi przez kolejne pola, ale treść musisz przygotować sam. Zgłoszenie obejmuje między innymi:

• dane wierzyciela, w tym nazwę, adres siedziby i numer KRS albo inny numer identyfikacyjny,
• określenie wierzytelności wraz z należnościami ubocznymi, na przykład odsetkami za opóźnienie naliczonymi do dnia poprzedzającego ogłoszenie upadłości, i jej wartość,
• dowody stwierdzające istnienie wierzytelności, czyli faktury, umowę, zamówienia, protokoły odbioru, potwierdzenie salda, wezwania do zapłaty,
• kategorię, w której wierzytelność ma być zaspokojona,
• informację o zabezpieczeniach, takich jak hipoteka, zastaw, przewłaszczenie albo weksel,
• stan sprawy, jeśli wierzytelność jest przedmiotem toczącego się postępowania sądowego albo egzekucyjnego,
• numer rachunku bankowego, na który ma trafić wypłata z planu podziału.

Kwoty w walucie obcej przelicza się na złote według zasad z ustawy, więc wpisz obie wartości i podaj podstawę przeliczenia. Odsetki licz tylko do dnia poprzedzającego ogłoszenie upadłości. Każdą pozycję opisz tak, żeby syndyk bez dodatkowych pytań mógł ją powiązać z dokumentem.

Zgłoszenie spóźnione i jego skutki

Przekroczenie terminu 30 dni nie zamyka drogi całkowicie. Prawo upadłościowe dopuszcza zgłoszenie spóźnione, które co do zasady można złożyć do czasu zakończenia postępowania na określonym etapie, na przykład przed wykonaniem ostatecznego planu podziału. Spóźnienie ma jednak swoją cenę. Wierzyciel ponosi koszty postępowania wywołane spóźnionym zgłoszeniem, a jego wierzytelność uczestniczy tylko w tych podziałach, które zostaną sporządzone po jej uznaniu. Jeśli syndyk zdążył już rozdzielić część środków, spóźniony wierzyciel nie odzyska tego, co trafiło do innych. Szczegóły zależą od etapu sprawy, dlatego sprawdź aktualne brzmienie przepisów i zgłaszaj w terminie zawsze, gdy to możliwe.

Ulga na złe długi w VAT

Jeśli sprzedałeś towar albo usługę i rozliczyłeś VAT należny, a kontrahent nie zapłacił, ustawa o VAT w art. 89a pozwala w określonych warunkach skorygować podstawę opodatkowania i podatek należny od nieściągalnej wierzytelności. Nieściągalność uznaje się za uprawdopodobnioną, gdy należność nie została uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności z umowy albo faktury.

Warunki ulgi zmieniały się w ostatnich latach, także w części dotyczącej statusu dłużnika, w tym upadłości i restrukturyzacji, oraz terminu, w którym wolno dokonać korekty. Zanim ją wykażesz w JPK, sprawdź aktualne brzmienie art. 89a i omów sprawę z księgowością. Pamiętaj też, że jeśli dłużnik później zapłaci, choćby częściowo z podziału masy upadłości, korektę trzeba odpowiednio odwrócić. Ulga nie zwalnia z obowiązku zgłoszenia wierzytelności syndykowi, bo dotyczy tylko części podatkowej, a nie samej należności.

Wstrzymanie dostaw i zabezpieczenie pozostałych należności

Najdroższe w upadłości kontrahenta są zwykle nie same zaległe faktury, ale dostawy wysłane już po tym, jak sytuacja była widoczna w rejestrach. Dlatego pierwszy krok po sygnale z KRZ to przegląd otwartych zamówień i limitów kredytu kupieckiego.

• Wstrzymaj wysyłkę na odroczony termin płatności i przejdź na przedpłatę albo płatność przy odbiorze.
• Sprawdź, czy towar objęty zastrzeżeniem własności nadal jest u dłużnika, i zgłoś to syndykowi albo nadzorcy na piśmie.
• Uzgodnij saldo i zbierz potwierdzenia odbioru, bo przyspieszą uznanie wierzytelności.
• Przejrzyj zabezpieczenia, takie jak gwarancje, poręczenia osób trzecich albo weksle, bo czasem możesz z nich korzystać niezależnie od upadłości.
• Oceń, czy przysługuje Ci potrącenie wzajemnych należności, i zgłoś je w sposób przewidziany przepisami.

Przy restrukturyzacji podejście jest łagodniejsze. Dłużnik w restrukturyzacji często chce dalej kupować, a nowe dostawy nie wchodzą do układu. Możesz więc utrzymać relację, jeśli ustalisz krótki termin płatności, a w razie zaległości szybko przerwiesz dostawy. Wypowiedzenie niektórych umów przez wierzyciela po otwarciu postępowania bywa ograniczone, więc przed takim krokiem sprawdź, co mówi ustawa o danym typie umowy.

Jak przygotować się na upadłość odbiorcy z wyprzedzeniem

Najwięcej odzyskują wierzyciele, którzy mają porządek w dokumentach, zanim cokolwiek się wydarzy. Gdy obwieszczenie już jest w KRZ, 30 dni mija szybko, a szukanie podpisanych protokołów w kilku działach firmy zabiera najwięcej czasu. Kilka prostych nawyków skraca przygotowanie zgłoszenia do jednego popołudnia.

• Trzymaj umowę, zamówienia, faktury i dowody dostawy dla każdego kontrahenta w jednym miejscu, przypisane do jego NIP.
• Raz na kwartał uzgadniaj saldo z większymi odbiorcami. Podpisane potwierdzenie salda to jeden z najmocniejszych dowodów istnienia wierzytelności.
• Wysyłaj wezwania do zapłaty na piśmie i zachowuj potwierdzenia nadania. Przydadzą się w upadłości, w sądzie i przy uldze na złe długi.
• Ustal wewnętrzny limit kredytu kupieckiego dla każdego odbiorcy i sprawdzaj go przed dużym zamówieniem.
• Rozważ zabezpieczenia przy większych kontraktach, na przykład zastrzeżenie własności towaru do chwili zapłaty, gwarancję albo weksel.
• Wyznacz osobę, która ma konto w KRZ i wie, jak złożyć zgłoszenie. Wtedy alert nie czeka na powrót kogoś z urlopu.

Sygnały ostrzegawcze zwykle pojawiają się wcześniej niż sam wniosek o upadłość. Kontrahent zaczyna płacić z coraz większym opóźnieniem, prosi o rozłożenie faktur na raty, zmienia rachunek bankowy, zmienia zarząd albo adres siedziby, a w wykazie podatników VAT nagle traci status czynnego podatnika. Każdy z tych sygnałów osobno niewiele znaczy, ale kilka naraz powinno skłonić Cię do skrócenia terminów płatności. Dlatego oprócz rejestrów sądowych obserwuj także status VAT kontrahenta, bo wykreślenie z rejestru VAT często poprzedza poważniejsze kłopoty.

Warto też pamiętać, że wniosek o ogłoszenie upadłości może złożyć nie tylko sam dłużnik, ale także wierzyciel. To jednak narzędzie ostateczne: postępowanie kosztuje, trwa długo, a z majątku najpierw pokrywa się koszty postępowania i należności uprzywilejowane. Zanim po nie sięgniesz, porównaj spodziewany odzysk z kosztami.

Plan działania w tabeli

Jak nie przegapić kolejnej upadłości

Sam krok zgłoszenia jest formalnością. Trudniej jest zauważyć problem na czas. DlugiBiz sprawdza codziennie KRS (w tym wpisy o upadłości i restrukturyzacji), CEIDG, wykaz podatników VAT i długi zgłoszone w serwisie dla każdego NIP z Twojej listy i wysyła mail tylko wtedy, gdy coś się zmieni. Profil firmy pokazuje także informację „Aktywny dług” albo „Brak aktywnych długów”. Opis tego, jak działa alert o postępowaniu, znajdziesz na stronie upadłość kontrahenta, a cały zakres funkcji na stronie monitoring płatności kontrahentów. Plan Start obejmuje monitoring 25 firm i kosztuje 99 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej.

Jeśli dłużnik nie jest w upadłości ani w restrukturyzacji, a po prostu nie płaci, przydatny będzie poradnik o tym, jak pokazać dług kontrahenta w sposób zgodny z prawem. W sprawach o dużej wartości albo z rozbudowanymi zabezpieczeniami warto skonsultować się z doradcą restrukturyzacyjnym albo radcą prawnym.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe, art. 51 ust. 1 pkt 4 (termin 30 dni na zgłoszenie wierzytelności) i art. 236 (zgłoszenie syndykowi przez system teleinformatyczny).
• Ustawa z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne.
• Ustawa z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 89a.