Newsletter KRS czy płatny monitoring KRS kontrahentów

Krótka odpowiedź, co wybrać

Jeśli chcesz wiedzieć, że ktoś złożył wniosek o zmianę w Twojej własnej spółce, albo obserwujesz kilka spółek kluczowych klientów, wybierz Newsletter KRS. Jest bezpłatny i działa od 2022 roku. Jeśli sprzedajesz na fakturę z terminem kilkudziesięciu albo kilkuset firmom, część z nich prowadzi jednoosobową działalność, a przelewy powyżej 15 000 zł wymagają sprawdzenia rachunku, potrzebujesz płatnego monitoringu kontrahentów. Newsletter nie obejmuje CEIDG, białej listy VAT ani długów i nie mówi, co dokładnie zmieniło się we wpisie.

Jak działa Newsletter KRS

Usługa działa w Portalu Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości. Zakładasz konto w portalu, wpisujesz numer KRS podmiotu i wybierasz okres obserwacji. Od tej chwili system wysyła e-mail, gdy w sprawie tego podmiotu coś się wydarzy. Podstawą jest art. 10a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, dodany nowelizacją, która weszła w życie w 2022 roku.

Powiadomienia są dwóch rodzajów. Pierwsze informuje o zarejestrowaniu sprawy, czyli o tym, że do sądu rejestrowego wpłynął wniosek. Zawiera numer KRS, sygnaturę sprawy i datę rejestracji. Drugie informuje o dokonaniu wpisu i podaje numer KRS, sygnaturę, datę i numer wpisu. Obserwacja trwa przez okres, który wybierzesz, ale najdłużej rok. Potem trzeba ją przedłużyć.

Od 31 maja 2026 roku podobne powiadomienia przychodzą także w aplikacji mObywatel, ale tylko dla podmiotów powiązanych z użytkownikiem numerem PESEL, na przykład dla spółki, w której jesteś członkiem zarządu albo wspólnikiem. Do obserwowania kontrahentów służy więc nadal portal.

Ograniczenia Newslettera KRS przy pilnowaniu kontrahentów

Usługę zaprojektowano przede wszystkim jako ochronę przed przejęciem własnej spółki na podstawie fałszywych dokumentów. Do pilnowania odbiorców i dostawców ma kilka ograniczeń, które warto znać przed decyzją.

Limit 50 podmiotów

Art. 10a ust. 3 ustawy o KRS ogranicza obserwację do 50 podmiotów w systemie teleinformatycznym i osobno do 50 w aplikacji mObywatel. Hurtownia z trzystoma odbiorcami nie obejmie newsletterem nawet jednej szóstej listy. Trzeba wybierać, kogo pilnować, a pozostali kontrahenci zostają bez kontroli.

Tylko spółki z numerem KRS

Newsletter działa po numerze KRS. Jednoosobowe działalności i spółki cywilne są w CEIDG, a nie w KRS, więc ich zawieszenie albo wykreślenie nie wywoła żadnego powiadomienia. W wielu branżach, na przykład w transporcie i budowlance, to większość odbiorców.

Brak treści zmiany

Mail mówi, że sprawa została zarejestrowana albo że dokonano wpisu, ale nie mówi, czego dotyczy. Żeby się dowiedzieć, czy chodzi o nowy zarząd, nowy adres, otwarcie likwidacji czy wzmiankę o sprawozdaniu, trzeba pobrać odpis i porównać go z poprzednim. Przy kilkudziesięciu spółkach to stała praca dla jednej osoby.

Brak białej listy, upadłości z KRZ i długów

Utrata statusu czynnego podatnika VAT, zmiana rachunku w wykazie, obwieszczenie w Krajowym Rejestrze Zadłużonych i długi zgłoszone przez innych wierzycieli to sygnały spoza KRS. Newsletter ich nie obejmuje. A to właśnie rachunek spoza wykazu w dniu przelewu kosztuje firmę koszt podatkowy i solidarną odpowiedzialność za VAT dostawcy.

Brak dziennika i pracy zespołowej

Powiadomienia trafiają na jedną skrzynkę osoby, która założyła konto. Nie ma grup kontrahentów, ról, historii sprawdzeń ani eksportu do raportu. Gdy ta osoba jest na urlopie albo odchodzi z firmy, monitoring znika razem z nią.

Newsletter KRS a płatny monitoring w jednej tabeli

Ile kosztuje monitoring KRS kontrahentów

Koszt płatnego monitoringu zależy od liczby firm na liście i od tego, czy potrzebujesz importu pliku, kilku użytkowników albo API. W DlugiBiz plany wyglądają tak, ceny netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej:

• Start, 99 zł. Do 25 firm w monitoringu, alerty o zmianach w KRS i CEIDG, statusie VAT, rachunkach i upadłości, 300 sprawdzeń rachunku miesięcznie.
• Wierzyciel, 149 zł. To samo co Start oraz narzędzia do odzyskania niezapłaconej faktury.
• Zespół, 249 zł. Do 250 firm, import listy z pliku CSV, grupy kontrahentów, raport tygodniowy i do 5 użytkowników.
• Korporacja, 399 zł. Do 2 000 firm, alerty od razu po wykryciu, API i webhook do ERP, logowanie SSO.

Przy płatności miesięcznej ceny są dwa razy wyższe. Aktualne limity każdego planu są w cenniku monitoringu płatności kontrahentów.

Bezpłatność newslettera też ma swoją cenę, tylko liczoną w czasie. Jeśli obserwujesz 50 spółek i co tydzień przychodzi kilka powiadomień, każde trzeba otworzyć, pobrać odpis, porównać z poprzednim i zdecydować, czy to ważne. Kwadrans na powiadomienie przy dziesięciu powiadomieniach w miesiącu to dwie i pół godziny pracy księgowej. To mniej więcej tyle, ile kosztuje najtańszy plan, a pozostali kontrahenci spoza KRS i tak zostają bez kontroli.

Kiedy wystarczy Newsletter KRS

• Chcesz chronić własną spółkę przed złożeniem fałszywego wniosku o zmianę zarządu albo wspólników.
• Masz kilku kluczowych odbiorców, wszyscy są spółkami z KRS i nie płacisz im przelewami powyżej 15 000 zł.
• Ktoś w firmie ma czas, żeby po każdym powiadomieniu pobrać odpis i sprawdzić, co się zmieniło.

W takiej sytuacji płatna usługa niewiele doda. Warto założyć konto w Portalu Rejestrów Sądowych i dopisać tam swoją spółkę bez względu na to, co wybierzesz do pilnowania kontrahentów.

Kiedy opłaca się płatny monitoring KRS

• Sprzedajesz z odroczonym terminem płatności więcej niż kilkudziesięciu firmom.
• Część odbiorców albo dostawców to firmy jednoosobowe z CEIDG.
• Płacisz dostawcom przelewami powyżej 15 000 zł i potrzebujesz dowodu, że rachunek był na białej liście w dniu przelewu.
• Chcesz wiedzieć od razu, co się zmieniło, a nie tylko że coś się zmieniło.
• Należnościami zajmuje się kilka osób albo biuro rachunkowe i każda zmiana ma zostać w historii.

Jak wygląda alert o zmianie w rejestrze i które wpisy są groźne, opisuje strona o monitoringu KRS kontrahentów z alertem mailem i poradnik o zmianach w KRS, które zapowiadają kłopoty z płatnościami. Jeśli listę kontrahentów masz w arkuszu, zobacz, jak działa sprawdzanie białej listy z pliku Excel.

Jak przejść z newslettera na monitoring bez luki

1. Wyeksportuj z programu księgowego listę odbiorców i dostawców z kolumną NIP.
2. Wklej NIP-y albo wgraj plik CSV i sprawdź bieżący stan każdej firmy w jednej tabeli.
3. Ustaw, o czym chcesz dostawać alert i jak często, na przykład codziennie o upadłości i zmianie rachunku, raz w tygodniu o reszcie.
4. Zostaw w newsletterze własną spółkę. To najprostsza ochrona przed fałszywym wnioskiem w KRS.

Upadłość kontrahenta ma osobny termin, którego nie warto przegapić. Co zrobić w dniu wpisu, opisuje strona o alercie o upadłości kontrahenta.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, art. 10a.
• Ustawa z dnia 9 stycznia 2026 r. zmieniająca ustawę o KRS (Dz.U. 2026 poz. 119), powiadomienia w aplikacji mObywatel.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 96b (wykaz podatników VAT).