Fałszywa faktura w KSeF, co robić z fakturą od nieznanej firmy i jak sprawdzić wystawcę

Krótka odpowiedź, co zrobić w pierwszej godzinie

Faktura, która pojawiła się na Twoim koncie w Krajowym Systemie e-Faktur, nie tworzy długu. KSeF przypisuje fakturę do nabywcy po samym NIP i nie sprawdza, czy transakcja się odbyła. Dlatego pierwsze kroki są proste: wstrzymaj fakturę w programie księgowym, sprawdź wystawcę w rejestrach publicznych, zapytaj w firmie, czy ktoś coś u niego zamawiał, i dopiero potem zdecyduj, czy zgłaszasz fakturę jako nadużycie.

1. Oznacz fakturę w programie księgowym jako wstrzymaną, żeby nie trafiła do płatności ani do JPK_V7.
2. Sprawdź NIP wystawcy, czyli status VAT, rachunki z białej listy i wpis w KRS albo CEIDG.
3. Zapytaj działy, które kupują (zakupy, magazyn, biuro, IT), czy ktoś współpracował z tą firmą.
4. Zapisz notatkę z datą, wynikami sprawdzeń i odpowiedziami pracowników.
5. Napisz do wystawcy, jeśli to wygląda na pomyłkę, albo zgłoś fakturę w KSeF, jeśli to wygląda na oszustwo.

Skąd biorą się fałszywe faktury w KSeF

Od 1 lutego 2026 roku firmy odbierają faktury ustrukturyzowane przez KSeF, a wystawianie stało się obowiązkowe dla największych firm od 1 lutego i dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 roku. Żeby wystawić fakturę na Twoją firmę, wystarczy znać Twój NIP, a ten jest jawny w CEIDG, KRS i wykazie podatników VAT. System sprawdza poprawność struktury pliku i numeru, ale nie pyta nabywcy o zgodę. Faktura z numerem KSeF jest uznana za doręczoną.

W praktyce spotyka się trzy sytuacje. Pierwsza to zwykła pomyłka, na przykład literówka w NIP nabywcy. Druga to faktura scamowa, czyli dokument za usługę, której nikt nie zamawiał (wpis do katalogu, ogłoszenie, „aktualizacja danych”), wystawiony w nadziei, że ktoś zapłaci go odruchowo razem z innymi. Trzecia to pusta faktura w karuzeli VAT, gdzie wystawca chce pokazać sprzedaż do Twojej firmy, choć żadnej dostawy nie było. Każda wymaga trochę innej reakcji, ale sprawdzenie wystawcy jest wspólne dla wszystkich.

Jak sprawdzić wystawcę faktury po NIP

Wystawcę sprawdzasz w trzech rejestrach. Każdy odpowiada na inne pytanie, a razem dają obraz, z kim masz do czynienia.

Wykaz podatników VAT, czyli biała lista

Wykaz pokazuje, czy wystawca jest czynnym podatnikiem VAT, czy jest zwolniony, czy został wykreślony. Podaje też rachunki rozliczeniowe zgłoszone do urzędu. Faktura z VAT od firmy, która nie jest czynnym podatnikiem, to mocny sygnał ostrzegawczy. Numer konta z faktury, którego nie ma w wykazie, to drugi taki sygnał, szczególnie gdy wystawca podaje się za znanego Ci dostawcę.

KRS albo CEIDG

Rejestr pokazuje, czy firma w ogóle działa, od kiedy istnieje, kto ją reprezentuje i pod jakim adresem jest zarejestrowana. Spółka założona kilka tygodni temu, z siedzibą w biurze wirtualnym i bez sprawozdań finansowych, wystawiająca fakturę na kilka tysięcy złotych za usługę, której nie pamiętasz, wymaga ostrożności. Działalność zawieszona albo wykreślona z CEIDG, która mimo to wystawia faktury, to sygnał jeszcze mocniejszy.

Zgodność nazwy z NIP

Porównaj nazwę i adres z faktury z danymi z rejestru dla tego NIP. Oszuści często używają nazwy podobnej do znanej firmy, ale z innym numerem NIP, albo prawdziwego NIP znanego dostawcy z własnym numerem konta. Pierwszy przypadek wychodzi przy sprawdzeniu nazwy, drugi przy sprawdzeniu rachunku.

Wszystkie trzy rzeczy zobaczysz w jednym wierszu, jeśli wpiszesz NIP wystawcy w bezpłatne sprawdzenie na stronie głównej. Bez konta sprawdzisz tak do pięciu firm naraz, co przydaje się, gdy w jednym tygodniu przyszło kilka podejrzanych faktur. Jeśli sprawdzasz w ten sposób wszystkie nowe faktury zakupowe, wygodnie robić to partiami w wyszukiwarce czynnych podatników VAT dla kilku NIP.

Czego nie robić z fałszywą fakturą

• Nie płać „na wszelki wypadek”. Zapłata bywa potem traktowana jako uznanie zobowiązania, a odzyskanie pieniędzy od firmy krzak jest w praktyce trudne.
• Nie księguj i nie odliczaj VAT. Faktura bez rzeczywistej transakcji nie daje prawa do odliczenia, a jej ujęcie w JPK_V7 to problem przy kontroli.
• Nie dzwoń pod numer z faktury, żeby „anulować” dokument. Oszuści czasem proszą wtedy o opłatę za anulowanie albo o dane logowania.
• Nie licz na to, że faktura zniknie. Faktury w KSeF nie da się usunąć. Może ją wyzerować tylko wystawca fakturą korygującą.

Gdzie zgłosić fałszywą fakturę w KSeF

Od 24 kwietnia 2026 roku Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 ma funkcję zgłaszania faktur scamowych. Zgłoszenie składa nabywca albo osoba z jego uprawnieniem do faktur. Wybierasz fakturę, podajesz przyczynę (na przykład brak jakiejkolwiek współpracy z wystawcą albo brak transakcji), dopisujesz uzasadnienie i potwierdzasz oświadczenie. Zgłoszenie trafia do administracji skarbowej, a w KSeF widzisz jego status, datę i treść uzasadnienia. Zgłoszenie można wycofać, na przykład gdy okaże się, że ktoś w firmie jednak zamówił usługę.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że zgłoszenie to uprawnienie, a nie obowiązek. Nie służy do sporów handlowych o rabat albo jakość usługi. Ma sens tam, gdzie nigdy nie współpracowałeś z wystawcą, transakcja się nie odbyła albo kontakt z wystawcą jest niemożliwy. Dla Ciebie jest też dowodem, że zareagowałeś od razu, co ma znaczenie, gdy urząd porówna JPK sprzedawcy z Twoim.

Jeśli razem z fakturą przyszło wezwanie do zapłaty, groźba windykacji albo prośba o dane, zawiadom też policję albo prokuraturę. Wtedy nie chodzi już tylko o podatki, ale o próbę wyłudzenia.

Gdy to pomyłka, a nie oszustwo

Jeśli wystawca istnieje, jest czynnym podatnikiem VAT, ma rachunki w wykazie i odpowiada na wiadomość, najczęściej chodzi o błędny NIP nabywcy. Poproś o fakturę korygującą do zera z adnotacją o błędnym nabywcy i zachowaj korespondencję. Do czasu korekty faktura zostaje wstrzymana w Twoim programie. Nie wystawiaj noty korygującej, bo błąd dotyczy nabywcy, a nie drobnej pomyłki w opisie.

Jak ograniczyć ryzyko na przyszłość

Fałszywa faktura jest groźna głównie wtedy, gdy przechodzi przez księgowość odruchowo. Wystarczy prosty filtr na wejściu:

• każda faktura od wystawcy, którego nie ma w kartotece dostawców, czeka na potwierdzenie osoby, która zamawiała,
• nowy wystawca jest sprawdzany w wykazie podatników VAT i w rejestrze przed pierwszą płatnością,
• numer konta z faktury porównujesz z białą listą, a przy płatnościach powyżej 15 000 zł zapisujesz identyfikator zapytania z wykazu,
• zmiana numeru konta u stałego dostawcy jest potwierdzana telefonicznie pod numerem z umowy, nie z maila.

Dlaczego rachunek z białej listy ma znaczenie podatkowe i co grozi za przelew na inny numer, opisujemy w poradniku o tym, co oznacza rachunek spoza białej listy dla kosztów i VAT, a jak udokumentować sprawdzenie, na stronie o weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta. Znaczenie statusów „zwolniony” i „wykreślony” wyjaśnia strona o statusie VAT kontrahenta.

Tabela reakcji na fakturę od nieznanej firmy

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 96b (wykaz podatników VAT) i przepisy o KSeF.
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (zgłaszanie nadużyć).
• Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów na ksef.podatki.gov.pl o zgłaszaniu faktur scamowych w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.