Zmiana statusu VAT kontrahenta, co oznacza i co zrobić

Czym jest wykaz podatników VAT i skąd bierze się status

Wykaz podatników VAT, nazywany potocznie białą listą, prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. To publiczny rejestr, w którym dla każdego NIP widać status w VAT, dane rejestrowe, daty rejestracji albo wykreślenia oraz rachunki rozliczeniowe zgłoszone przez podatnika. Dane są aktualizowane w każdy dzień roboczy, a wyszukiwarka pozwala sprawdzić stan nie tylko na dziś, ale także na wybrany dzień wstecz.

Status nie jest więc stałą cechą firmy. Kontrahent, który w dniu podpisania umowy był czynnym podatnikiem, może kilka miesięcy później zostać wykreślony przez naczelnika urzędu skarbowego, a potem przywrócony. Jeśli sprawdzasz białą listę tylko raz, przy zakładaniu kontrahenta w systemie, tracisz z oczu wszystko, co dzieje się później. Dlatego status VAT kontrahenta warto sprawdzać regularnie, a nie jednorazowo.

Wyszukiwarkę wykazu znajdziesz na stronie podatki.gov.pl. Przy każdym zapytaniu system nadaje identyfikator, który potwierdza, kiedy i co sprawdziłeś. Ten identyfikator warto zachować razem z dokumentami transakcji.

Statusy w wykazie i co każdy z nich znaczy

W wykazie spotkasz kilka statusów. Każdy niesie inną informację dla Twojej firmy.

• Czynny oznacza, że podmiot jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. To stan, którego oczekujesz od kontrahenta wystawiającego faktury z VAT.
• Zwolniony oznacza podatnika zarejestrowanego jako zwolniony z VAT, na przykład ze względu na niski obrót. Taki sprzedawca co do zasady nie wykazuje VAT na fakturach.
• Niezarejestrowany pojawia się, gdy naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji podmiotu jako podatnika VAT albo podmiot nigdy nie był zarejestrowany.
• Wykreślony oznacza, że podatnik był zarejestrowany, ale naczelnik urzędu skarbowego wykreślił go z rejestru. W wykazie widać datę i podstawę prawną wykreślenia.
• Przywrócony dotyczy podatnika, który został ponownie wpisany do rejestru po wcześniejszym wykreśleniu. W wykazie widać datę przywrócenia.

Z punktu widzenia nabywcy najważniejsze jest przejście z „czynny” na „wykreślony” albo „niezarejestrowany”. Taka zmiana zwykle oznacza, że coś poważnie zmieniło się w sytuacji sprzedawcy, a faktury z VAT od niego wymagają dodatkowej ostrożności.

Dlaczego urząd wykreśla podatnika z rejestru

Przyczyny wykreślenia określa ustawa o VAT w art. 96 ust. 9 i 9a. Nie musisz znać ich na pamięć, ale warto rozumieć ich charakter, bo wiele z nich mówi o ryzyku po stronie kontrahenta. W uproszczeniu naczelnik urzędu skarbowego wykreśla podatnika między innymi wtedy, gdy:

• podmiot nie istnieje albo nie da się z nim skontaktować pod podanym adresem,
• dane podane przy rejestracji okazały się nieprawdziwe,
• podatnik nie stawia się na wezwania urzędu,
• podatnik przez dłuższy czas nie składa rozliczeń VAT albo wykazuje w nich wyłącznie zerowe wartości,
• podatnik zawiesił działalność na dłuższy okres albo ją zakończył,
• istnieją przesłanki, że podmiot wystawia faktury dokumentujące czynności, które nie zostały wykonane, albo prowadzi działalność w sposób wskazujący na udział w nadużyciach.

Część przyczyn jest techniczna, na przykład zaległe rozliczenia po zmianie biura rachunkowego. Inne wskazują na poważne problemy, a nawet na firmę, która istnieje tylko na papierze. Status w wykazie nie mówi, który przypadek zachodzi, dlatego przy alercie warto zajrzeć w podaną podstawę prawną i porozmawiać z kontrahentem. Brzmienie tych przepisów było kilka razy zmieniane, więc przy konkretnej sprawie sprawdź aktualną wersję.

Co zmiana statusu oznacza dla faktur i odliczenia VAT

Prawo do odliczenia VAT naliczonego reguluje art. 88 ustawy o VAT, który wylicza przypadki, gdy faktura nie daje podstawy do odliczenia. Należą do nich między innymi faktury wystawione przez podmiot nieistniejący oraz faktury dokumentujące czynności, które nie zostały wykonane, a także faktury wykazujące VAT od transakcji, która nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona. Organy podatkowe badają też, czy nabywca dochował należytej staranności przy wyborze kontrahenta. Sprawdzenie wykazu jest jednym z podstawowych elementów tej staranności.

Sama zmiana statusu w wykazie nie przesądza automatycznie, że każda faktura od kontrahenta traci znaczenie. Liczą się okoliczności: kiedy nastąpiła sprzedaż, czy transakcja była rzeczywista, co wiedziałeś w chwili zakupu i jak to udokumentowałeś. Ocena konkretnego przypadku należy do księgowości albo doradcy podatkowego, a przepisy w tym obszarze bywają zmieniane, więc sprawdź ich aktualne brzmienie.

Jest też drugi wątek, związany z płatnością. Jeśli płacisz za fakturę o wartości powyżej progu z ustawy o VAT na rachunek, którego nie ma w wykazie, ryzykujesz utratę prawa do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych i solidarną odpowiedzialność za VAT sprzedawcy, chyba że w terminie złożysz zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego. Wykreślenie kontrahenta z rejestru oznacza zwykle, że jego rachunki znikają z wykazu. Dlatego przed każdym przelewem przyda się weryfikacja rachunku bankowego kontrahenta. Szczegółowo opisujemy to w poradniku o rachunku spoza białej listy.

Data stanu w wykazie i faktury przed oraz po zmianie

Każdy status w wykazie ma datę. Wykreślenie działa od określonego dnia, a nie wstecz od zawsze. To pozwala rozdzielić faktury na dwie grupy.

Faktury wystawione przed zmianą statusu

Jeśli sprzedaż nastąpiła, gdy kontrahent był czynnym podatnikiem, a Ty sprawdziłeś to w wykazie i zachowałeś identyfikator zapytania, masz mocny dowód należytej staranności. Taka faktura nie staje się automatycznie wadliwa tylko dlatego, że kilka tygodni później kontrahent został wykreślony. Warto jednak przejrzeć ostatnie transakcje, zwłaszcza te o dużej wartości albo nietypowe.

Faktury wystawione po zmianie statusu

Faktura z VAT wystawiona przez podmiot, który w dniu sprzedaży był już wykreślony albo niezarejestrowany, wymaga szczególnej uwagi. Sprzedawca, który nie jest czynnym podatnikiem, a mimo to wykazał VAT na fakturze, ma co do zasady obowiązek zapłaty tego podatku, ale nabywca może nie mieć prawa do jego odliczenia. W takiej sytuacji zwykle prosisz o korektę faktury i wstrzymujesz zapłatę kwoty VAT do czasu wyjaśnienia.

Wyszukiwarka wykazu pozwala sprawdzić status na konkretny dzień w przeszłości. Wykorzystaj to, żeby ustalić, jaki był stan w dniu dostawy, i zapisz wynik razem z identyfikatorem zapytania.

Co zrobić po alercie o zmianie statusu

1. Sprawdź szczegóły w wykazie. Odczytaj nowy status, datę zmiany i podstawę prawną. Zapisz identyfikator zapytania.
2. Skontaktuj się z kontrahentem. Zapytaj o przyczynę i o to, czy złożył wniosek o przywrócenie. Część wykreśleń wynika z zaległości formalnych i szybko wraca do normy.
3. Wstrzymaj płatność kwoty VAT. Do czasu wyjaśnienia możesz zapłacić wartość netto, a VAT zatrzymać, o ile pozwala na to umowa. Uprzedź o tym kontrahenta na piśmie.
4. Przejrzyj otwarte i niedawne faktury. Ustal, które zostały wystawione przed datą zmiany, a które po niej, i przekaż listę księgowości.
5. Poproś o korekty. Faktury wystawione po wykreśleniu z wykazanym VAT mogą wymagać korekty, a odliczenie może wymagać zmiany w rozliczeniu.
6. Zbierz dokumentację. Umowy, zamówienia, protokoły odbioru, korespondencja i wyniki sprawdzeń w wykazie budują obraz należytej staranności.
7. Zdecyduj o dalszej współpracy. Dopóki status nie wróci na czynny, rozważ wstrzymanie nowych zamówień albo zakupy wyłącznie po potwierdzeniu statusu w dniu transakcji.

Jeśli podatnik zostanie przywrócony, w wykazie pojawi się status „przywrócony” z datą. Okres między wykreśleniem a przywróceniem nadal wymaga oceny, bo przywrócenie co do zasady nie działa wstecz.

Jak dokumentować należytą staranność przy zmianie statusu

Przy sporze z urzędem skarbowym o prawo do odliczenia nie wystarczy powiedzieć, że kontrahent wyglądał wiarygodnie. Liczy się to, co da się pokazać na papierze albo w systemie. Dobra dokumentacja odpowiada na trzy pytania: co sprawdziłeś, kiedy to zrobiłeś i jak zareagowałeś, gdy pojawił się sygnał ostrzegawczy.

W praktyce przydaje się prosty zestaw dowodów dla każdego kontrahenta:

• wynik sprawdzenia w wykazie podatników VAT z identyfikatorem zapytania, wykonany w dniu transakcji albo przed przelewem,
• odpis z KRS albo wydruk z CEIDG potwierdzający, że firma istnieje i kto ją reprezentuje,
• umowa albo zamówienie i dowody faktycznego wykonania, na przykład protokół odbioru, dokument dostawy, korespondencja dotycząca realizacji,
• notatka z rozmowy z kontrahentem po alercie i kopia pisma o wstrzymaniu płatności kwoty VAT,
• informacja, kiedy przekazałeś sprawę księgowości i jaką decyzję podjęto co do odliczenia.

Taki zestaw nie gwarantuje wyniku w każdej sprawie, ale pokazuje, że firma działała w dobrej wierze i reagowała na sygnały z rejestru. To dokładnie ten element, który organy podatkowe badają, oceniając staranność nabywcy.

Zwróć też uwagę na sygnały, które często idą w parze ze zmianą statusu. Kontrahent nagle prosi o przelew na nowy rachunek, którego nie ma w wykazie, zmienia adres siedziby na adres wirtualnego biura, zmienia zarząd albo oferuje towar wyraźnie poniżej ceny rynkowej. Każda z tych okoliczności sama w sobie bywa niewinna, ale razem z wykreśleniem z rejestru VAT powinna zatrzymać transakcję do czasu wyjaśnienia. W takiej sytuacji warto sprawdzić także, czy firma nie pojawiła się w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, bo problemy podatkowe i płatnicze często występują razem.

Tabela statusów i działań

Jak zautomatyzować sprawdzanie statusu

Ręczne sprawdzanie każdego kontrahenta przed każdą płatnością jest możliwe przy kilku firmach, ale przy kilkudziesięciu zaczyna kosztować godziny pracy i rodzi luki. DlugiBiz codziennie porównuje status VAT i rachunki w wykazie z poprzednim dniem dla każdego NIP z Twojej listy, a do tego sprawdza KRS, CEIDG i długi zgłoszone w serwisie. Mail dostajesz tylko wtedy, gdy coś się zmieni. Opis tego, jak wygląda sprawdzanie kontrahenta na białej liście, znajdziesz na osobnej stronie, a pełny opis usługi na stronie monitoring płatności kontrahentów.

Plan Start obejmuje 25 firm i 300 sprawdzeń rachunku w miesiącu za 99 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej. Każde sprawdzenie rachunku trafia do dziennika z identyfikatorem zapytania do wykazu, więc dokumentacja należytej staranności powstaje przy okazji zwykłej pracy działu płatności.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 88, art. 96 ust. 9 i 9a, art. 96b.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, przepisy o solidarnej odpowiedzialności nabywcy przy płatności na rachunek spoza wykazu.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, przepisy o kosztach przy płatności na rachunek spoza wykazu.